پيوست 3-الزامات و رويه‌ها و روش‌‌هاي پيشنهادي در رابطه با صدور مدارك شناسايي دريانوردان

در اين پيوست حداقل الزامات مربوط به روشهايي ذكر شده است كه هر عضو بايد طبق ماده (5) اين كنوانسيون در رابطه با صدور مدارك شناسايي دريانوردان (كه از اين پس « اس.آي.دي» ناميده مي‌شود)، از جمله روشهاي كنترل كيفي اتخاذ نمايد.
بخش (الف) فهرست پيامدهاي الزامي را بيان مي‌كند كه هر عضو، به عنوان حداقل، با اجراء نظام صدور اس.‌آي.‌دي‌ها بايد به آن دست يابد.
بخش (ب) روشها و رويه‌هاي دست‌يابي به پيامدهاي مزبور را پيشنهاد مي‌كند. بخش (ب) توجه كامل اعضاء را مي‌طلبد، اما الزامي نيست.
بخش (الف) پيامدهاي الزامي
1ـ تهيه و تحويل اس.آي.دي‌هاي خام
روشها و فرآيندهايي وجود دارد كه امنيت لازم جهت تهيه و تحويل اس.آي.دي‌هاي خام از جمله موارد زير را تضمين مي‌نمايد:
(الف) تمام اس.آي.دي‌هاي خام از كيفيت يكساني برخوردار هستند و از نظر شكل و محتوا، مشخصات مندرج در پيوست (1) درآنها رعايت شده است.
(ب) موادي كه جهت تهيه مدارك استفاده مي‌شود، محافظت و كنترل مي‌شود.
(پ) اس.آي.دي‌هاي خام در خلال فرآيند تهيه و تحويل، حفاظت، كنترل، شناسايي و رديابي مي‌شود.
(ت) توليدكنندگان داراي روشهايي هستندكه به طور كامل تعهدات آنها را در رابطه با تهيه و تحويل اس.آي.دي‌هاي خام برآورده مي‌كند.
(ث) امنيت جابه‌جايي و حمل اس.آي.دي‌هاي خام از محل توليدکننده تا مقام صادرکننده رعايت مي‌شود.
2ـ حراست، جابه‌جايي و مسؤوليت در قبال اس.آي.دي‌هاي خام و تكميل شده
روش‌ها و فرآيندهايي وجود دارد كه امنيت لازم جهت حراست، جابه‌جايي و مسؤوليت در قبال اس.آي.دي‌هاي خام و تكميل شده، از جمله موارد زير را تضمين مي‌نمايد:
(الف) حراست و جابه‌جايي اس.آي.دي‌هاي خام و تكميل‌شده توسط مقام صادركننده كنترل مي‌شود.
(ب) اس.آي.دي‌هاي خام، تكميل شده و باطله، از جمله آنهايي كه به عنوان نمونه استفاده مي‌شود، محافظت، كنترل، شناسايي و رديابي مي‌شود.
(پ) كاركناني كه در فرآيند صدور دخيل هستند، استانداردهاي قابل اطمينان بودن، وفاداري و صداقت مورد نياز مشاغل خود را برآورده مي‌كنند و آموزش لازم را ديده‌اند.
(ت) تقسيم وظايف بين مقامهاي مجاز به‌گونه‌اي طراحي شده است تا از صدور اس.آي.دي‌هاي غيرمجاز جلوگيري شود.
3ـ رسيدگي به درخواستها، تعليق يا بازپسگيري اس.آي.دي‌ها، روش‌هاي درخواست تجديدنظر
روشها و فرآيندهايي وجود دارد كه امنيت لازم جهت رسيدگي به درخواستها، تكميل اس.آي.دي‌هاي خام و تبديل آنها به اس.آي.دي‌هاي شخصي توسط مقام و واحد مسؤول صادر كننده آنها و تحويل اس.آي.دي‌ها از جمله موارد زير تضمين مي‌نمايد:
(الف) فرآيند‌هايي جهت تصديق و تأييد اين كه وقتي اس.آي.دي براي اولين بار درخواست مي‌شود يا وقتي تمديد مي‌شود تنها براساس موارد زير صادر مي‌شود:
(1) درخواست تكميل شده با تمام اطلاعات مقرر به وسيله پيوست (1).
(2) اثبات هويت درخواست كننده طبق رويه و قانون دولت صادركننده.
(3) اثبات تابعيت يا اقامت دائم درخواست كننده.
(4) اثبات اين كه درخواست‌كننده، يك دريانورد در معناي مذكور در ماده (1) مي‌باشد.
(5) تضمين اين كه براي درخواست‌كنندگان، به ويژه افرادي كه بيش از يك تابعيت يا وضعيت‌اقامت دائم دارند بيش از يك اس.آي.دي‌صادر نمي‌شود.
(6) تصديق اين كه درخواست كننده، با احترام كامل به حقوق و آزاديهاي بنيادين مندرج در اسناد بين‌المللي، هيچ خطر امنيتي را ايجاد نمي‌كند.
(ب) فرآيندها تضمين مي نمايد كه:
(1) جزئيات هريك از اقلام اطلاعاتي مندرج در پيوست (2) همزمان با صدور اس.آي.دي در بانك اطلاعاتي وارد مي‌شود.
(2) اطلاعات، عكس، امضاء و زيست‌سنجي دريافت شده از درخواست‌كننده با خود درخواست كننده مطابقت دارد.
(3) اطلاعات، عكس، امضاء و زيست‌سنجي دريافت شده از درخواست‌كننده، در طول فرآيند صدور و تحويل اس.آي.دي، منضم به درخواست است.
(پ) اقدام سريع جهت روزآمدنمودن بانك اطلاعاتي هنگامي كه اس.آي.دي صادره، به حالت تعليق در مي‌آيد يا پس گرفته مي‌شود، صورت مي‌گيرد.
(ت) نظام تمـديد و يا تجديد مدرك، ايجاد شده است تا در مواقعي كه دريانورد به تمديد يا تجديد اس.آي.دي خود نياز دارد و در مواقعي كه اس.آي.دي مفقود مي‌شود، شرايطي را پيش‌بيني نمايد.
(ث) شرايـطي كه طي آن اس.آي.دي‌هـا مي‌تواند به حالت تعليق درآيد يا باز پس‌گرفته شود، با مشورت سازمانهاي مالكان كشتي‌ها و دريانوردان پيش‌بيني شده است.
(ج) شيوه‌هاي مؤثر و شفافي براي درخواست تجديدنظر وجود دارد.
4ـ راهبري، امنيت و حفظ و نگهداري بانك اطلاعاتي
روشها و فرآيندهايي وجود دارد كه امنيت لازم جهت راهبري و حفظ و نگهداري بانك اطلاعاتي از جمله موارد زير را تضمين مي‌نمايد:
(الف) بانك اطلاعاتي از هرگونه دستكاري و دسترسي غير مجاز محافظت مي‌گردد.
(ب) داده‌هاي آن اطلاعات، فعلي و موجود است و در برابر مفقودشدن و از بين رفتن اطلاعات آن محفاظت مي‌گردد و از طريق كانون، هميشه براي استعلام در دسترس قرار خواهد گرفت.
(پ) به بانكهاي اطلاعاتي مطلبي اضافه نمي‌شود، از آنها كپي گرفته نمي‌شود، به ديگر بانكهاي اطلاعاتي متصل نيستند و يا مطالب آنها در بانك‌هاي اطلاعاتي ديگر استفاده نمي‌شود، از مطالب موجود در بانك اطلاعاتي براي مقاصدي غير از تعيين صحت هويت دريانوردان استفاده نمي‌شود.
(ت) به حقوق فردي از جمله موارد زير احترام گذاشته مي‌شود:
(1) حق رعايت ‌حريم خصوصي افراد به هنگام جمع‌آوري، نگهداري، جابه‌جايي و ارسال اطلاعات‌شخصي؛ و
(2) حق دسترسي دريانورد به اطلاعات مربوط به خود و اصلاح و رفع به موقع اشتباههاي موجود در آن.
5 ـ کنترل كيفي روشها و ارزيابي‌هاي ادواري
(الف) روش‌ها و فرآيندهايي وجود دارد كه امنيت لازم را در طي كنترل كيفي روش‌ها و ارزيابي‌هاي ادواري، از جمله پايش فرآيندها به منظور حصول اطمينان از رعايت استانداردهاي عملكردي مورد نياز، در موارد زير تضمين مينمايد:
(1) تهيه و تحويل اس.آي.دي‌هاي خام
(2) حراست، جابه‌جايي و مسؤوليت در قبال اس.آي.دي‌هاي خام، باطله و شخصي
(3) رسـيدگي بـه درخواستـها، تـكميل اس.آي.دي‌هاي خـام و تبـديـل آنهـا به اس.آي.دي‌هاي شخصي توسط مقام يا واحد مسؤول صدور و تحويل
(4) راهبري، امنيت و حفظ و نگهداري بانك اطلاعاتي
(ب) بازنگريها ادواري انجام مي‌پذيرد تا از قابل اعتماد بودن نظام صدور و روش‌هاي مربوط و مطابقت آنها با الزامات اين كنوانسيون اطمينان حاصل شود.
(پ) روشهايي جهت حفظ محرمانگي اطلاعات مندرج در گزارشهاي راجع به ارزيابي‌‌هاي ادواري تهيه شده توسط ديگر اعضاء تصويب كننده، وجود دارد.
بخش (ب) روش‌‌ها و شيوه‌هاي پيشنهادي
1ـ تهيه و تحويل اس.آي.دي‌هاي خام
1. 1 به منظور حفظ امنيت و يكنواختي اس.آي.دي‌ها، مقام صلاحيتدار بايد يك منبع كارآمد را براي تهيه اس.آي.دي‌هاي خامي كه آن عضو صادر خواهد كرد، انتخاب نمايد.
2. 1 اگر اس.آي.دي‌هاي خام در محل و ساختمان مقام مسؤول صدور اس.آي.دي‌ها (مقام صادركننده) تهيه ‌شود، بند 2. 2 زير اعمال ميشود.
3. 1 اگر بنگاهي از بيرون انتخاب شود، مقام صلاحيتدار بايد:
1. 3. 1 بررسي نمايد كه آن بنگاه از وضعيت باثبات برخوردار باشد، ثبات مالي داشته و قابل اطمينان باشد.
2. 3. 1 از بنگاه مزبور بخواهد تمام كارمنداني را كه در تهيه اس.آي.دي‌هاي خام فعاليت خواهند داشت، مشخص نمايد.
3. 3. 1 از بنگاه مزبور بخواهد كه با دليل به آن مقام نشان دهد كه نظامهاي مناسبي وجود دارد كه قابل اطمينان بودن، صداقت و درستي كارمندان تعيين‌شده را تضمين مي‌كند و او را مجاب نمايد كه آن بنگاه براي هر يك از اين كارمندان، وضعيت معيشتي مناسب و امنيت شغلي لازم را فراهم مي‌كند.
4. 3. 1 يك موافقتنامه كتبي با بنگاه مزبور بدون‌لطمه به مسؤوليتهاي خود مقام در قبال اس.آي.دي‌ها منعقد نمايد كه، به ويژه مشخصات و رهنمودهايي كه در بند 5. 1 زير آمده در آن پيش‌بيني شود و بنگاه را ملزم نمايد كه:
1. 4. 3. 1 تضمين نمايد كه تنها كارمندان تعيين شده، كه بايد تعهد كامل رازداري را پذيرفته باشند، دست‌اندركار تهيه اس.آي.دي خام هستند؛
2. 4. 3. 1 تمام اقدامات امنيتي‌لازم را جهت حمل و نقل اس.آي.دي‌هاي خام از ساختمان محل توليد آنها به ساختمان محل كار مقام صادركننده به‌عمل آورد. نمايندگي‌هاي صدور براين مبنا كه آنها مسامحه‌اي در اين زمينه به عمل نياورده‌اند، از مسؤ‌وليت مبري نخواهند بود.
3. 4. 3. 1 هر محموله محتوي مدارك، بايد همراه با اظهارنامه كاملي از محتويات آن باشد و بايد به ويژه شماره‌هاي مرجع اس.آي.دي‌هاي موجود در هر بسته را مشخص كند.
5. 3. 1 اطمينان حاصل نمايد كه موافقتنامه، حاوي شرطي است كه اگر پيمانكار اصلي قادر به ادامه كار نباشد، اجازه اتمام كار داده شود.
6. 3. 1 قبل از امضاء موافقتنامه، مطمئن شود، كه بنگاه مزبور داراي ابزارهايي است كه مي‌تواند به طور كامل تمام تعهدات فوق را انجام دهد.
4. 1 اگر اس.آي.دي‌هاي خام توسط مقام يا بنگاهي خارج از قلمرو عضو تهيه شود، مقام صلاحيتدار عضو مي‌تواند مقام مربوطي را در كشور خارجي مأمور نمايد تا از برآورده شدن الزامات پيشنهادي در اين بخش اطمينان حاصل نمايد.
5. 1 مقام صلاحيتدار، از جمله، بايد:
1. 5. 1 مشخصات كامل تمام مواد قابل استفاده در تهيه اس.آي.دي‌هاي خام را تعيين نمايد؛ اين مواد بايد با مشخصات كلي اشاره شده در پيوست (1) اين كنوانسيون مطابقت داشته باشد.
2. 5. 1 مشخصات دقيقي را در رابطه با شكل و محتواي اس.آي.دي‌هاي خام به گونه‌اي كه در پيوست (1) ارائه شده، وضع نمايد.
3. 5. 1 تضمين نمايد كه اين مشخصات، امكان يكنواختي در چاپ اس.آي.دي‌هاي خام را چنانچه بعداً از چاپگرهاي متفاوتي استفاده ‌شود، ميسر مي‌سازد.
4. 5. 1 رهنمود‌هاي روشني را در رابطه با ايجاد شماره سند انحصاري براي چاپ روي هر اس.آي.دي خام به صورت ترتيبي و طبق پيوست (1) پيش‌بيني نمايد.
5. 5. 1 ضوابط دقيق ناظر بر حراست از تمام مواد در خلال فرآيند تهيه را وضع نمايد.
2ـ حراست، جابه‌جايي و مسؤوليت در قبال اس.آي.دي‌هاي خام و تكميل شده
1. 2 تمام عمليات مربوط به فرآيند صدور (از جمله حراست از اس.آي.دي‌هاي خام، باطله و تكميل شده، ابزار و مواد تكميل آنها، رسيدگي به درخواست‌ها، صدور اس.آي.دي‌ها، حفظ و نگهداري و امنيت بانكهاي اطلاعاتي) بايد تحت كنترل مستقيم مقام صادركننده انجام شود.
2. 2 مقام صادركننده بايد ارزيابي را از تمام مأموران دست‌اندركار در فرآيند صدور به عمل آورد و در مورد هر يك از آنها مدركي را داشته باشد كه نشانگر قابل اعتماد بودن، درستي و صداقت آنها است.
3. 2 مقام صادركننده بايد تضمين نمايد كه مأموران دست اندركار در فرآيند صدور، خويشاوند نزديك يكديگر نباشند.
4. 2 مسؤوليت‌هاي فردي مأموران دست اندركار در فرآيند صدور، بايد به نحو مناسب توسط مقام صادركننده تعريف شود.
5. 2 يك مأمور نبايد به تنهايي مسؤول انجام تمام فعاليتهاي لازم جهت رسيدگي به درخواستهاي صدور اس.آي.دي و تهيه آن باشد. مأموري كه درخواست‌هاي رسيده را به‌مقام مـسؤول صادركننده اس.آي.دي‌ها انتـقال مي‌دهد نبـايد در فرآينـد صدور آن ‌دخالتـي داشتـه ‌باشد. در بـين مـأموراني كه وظـايف مختـلفي در رابطه با رسـيدگـي به درخواستها و صدور اس.آي.دي به آنها محول‌شده است، بايد چرخش ‌شغلي وجود داشته باشد.
6. 2 مقام صادركننده بايد قواعد داخلي را تدوين نمايد تا اطمينان حاصل نمايد:
1. 6. 2 از اس.آي.دي‌هاي خام محافظت مي‌شود و تنها تا اندازه‌اي كه براي فعاليتهاي روزانه لازم است و فقط در اخـتيار مأموران مـسؤول، جهت تكـميل آنها و تبديل آنها به اس.آي.دي‌هاي شخصي يا هر مأمور مجاز خاص در اين رابطه قرار مي‌گيرد و اين كه اس.آي.دي‌هاي خام مازاد در پايان هر روز عودت داده مي‌شود، اقداماتي جهت حفاظت از اس.آي.دي‌ها، از جمله استفاده از ابزارهايي جهت جلوگيري از دسترسي غيرمجاز و شناسايي افراد غير مجاز، بايد به عمل ‌آيد.
2. 6. 2 هر اس.آي.دي خام كه به عنوان نمونه استفاده شده از شكل معمول خارج و علامتگذاري مي‌شود.
3. 6. 2 هر روز يادداشتي در مورد محل نگهداري هر اس.آي.دي خام و هر اس.آي.دي شخصي كه هنوز صادر نشده است، در محلي امن نگهداري مي‌گردد و همچنين اس.آي.دي‌هايي را كه از آنها محافظت مي‌شود و اس.آي.دي‌هايي را كه در اختيار مأمور يا مأموران خاص مي‌باشد، مشخص مي‌نمايد؛ اين يادداشت بايد توسط مأموري كه در امر جابه‌جايي اس.آي.دي‌هاي خام يا اس.آي.دي‌هايي كه هنوز صادر نشده‌اند دخالت ندارد، حفظ و نگهداري شود.
4. 6. 2 هيچ شخصي به اس.آي.دي‌هاي خام و به مواد و ابزار تكميل آنها به غير از مأمور مسؤول تكميل اس.آي.دي‌هاي خام يا هر مأمور مجاز خاص ديگر دسترسي نداشته باشد.
5. 6. 2 هر اس.آي.دي شخصي به صورت امن نگهداري مي‌شود و تنها در اختيار مأمور مسؤول صدور اس.آي.دي يا هر مأمور مجاز خاص قرار مي‌گيرد.
1. 5. 6. 2 مأموران مجاز خاص بايد محدود به اشخاص زير باشند:
(الف) اشخاصي كه داراي جواز كتبي از مدير اجرائي مقام صادركننده يا هر شخص ديگري به نيابت از مدير اجرائي مي‌باشند؛ و
(ب) كنترل كننده موضوع بند (5) زير و اشخاصي كه براي انجام مميزي يا انجام ديگر كنترلها تعيين شده‌اند.
6. 6. 2 مأموران مطلقاً از هرگونه دخالت در فرآيند صدور اس.آي.دي‌هايي كه توسط يكي از اعضاء خانواده يا دوست نزديك آنها درخواست شده است،‌ممنوع شده‌اند.
7. 6. 2 هرگونه سرقت يا شروع به سرقت اس.آي.دي‌ها يا مواد و ابزار شخصي نمودن آنها بايد فوري به مأموران انتظامي جهت رسيدگي گزارش شود.
7. 2 بروز اشتباه در فرآيند صدور، اعتبار اس.آي.دي مربوط را كه امكان اصلاح و صدور آن نباشد، سلب نميکند.
3ـ رسيدگي به درخواستها، تعليق يا بازپس گرفتن اس.آي.دي‌ها، روشهاي درخواست تجديدنظر
1. 3 مقام صادركننده بايد تضمين نمايد كه تمام مأموران مسؤول بررسي درخواستهاي مربوط به صدور اس.آي.دي، آموزشهاي لازم را جهت شناسايي اعمال فريبكارانه و نيز نحوه كار با فناوري رايانه‌اي را ديدهاند.
2. 3 مقام صادركننده بايد ضوابطي را تدوين نمايد تا اطمينان حاصل كند كه اس.آي.دي‌ها تنها در صورتي صادر مي‌شوند كه: درخواست تكميل شده باشد و دريانورد مربوط آن را امضاء كرده باشد، اثبات هويت، اثبات تابعيت يا اقامت دائم و اثبات اين كه درخواست‌كننده، دريانورد است، صورت گرفته است.
3. 3 درخواست بايد حاوي تمام اطلاعاتي باشد كه به عنوان الزام در پيوست(1) اين‌كنوانسيون ذكر شده است. فرم درخواست بايد درخواست‌كنندگان را ملزم نمايد كه به اين نكته توجه كنند كه اگر دانسته چيزي را بيان كنند كه واقعيت ندارد، تحت پيگرد و مجازاتهاي كيفري قرار مي‌گيرند.
4. 3 هنگامي كه اس.آي.دي براي اولين بار درخواست مي‌شود و هرگاه پس از آن به هنگام تجديد آن لازم باشد:
1. 4. 3 درخواست بايد بدون امضاء تكميل شده و شخصاً توسط خود درخواست كننده به مأموري كه از سوي مقام صادركننده انتخاب شده است، تحويل داده شود.
2. 4. 3 گرفتن عكس اصلي يا عكس ديجيتالي و نيز نمونه زيست‌سنجي درخواست كننده بايد تحت‌كنترل مأمور منتخب انجام شود.
3. 4. 3 درخواست بايد در حضور مأمور منتخب امضاء شود.
4. 4. 3 سپس درخواست بايد به طور مستقيم توسط مأمور منتخب جهت بررسي به مقام صادركننده داده شود.
5. 3 مقام صادركننده بايد اقدامات مناسبي را اتخاذ نمايد تا از امنيت و محرمانه‌ماندن عكس ديجيتالي يا اصلي و زيست سنجي اطمينان حاصل نمايد.
6. 3 دليل اثبات هويت ارائه شده توسط درخواست كننده بايد طبق قوانين و عرف دولت صادركننده باشد. اين دليل مي‌تواند متضمن عكس جديد درخواست كننده باشد و بايد شباهت واقعي آن به درخواست‌كننده، توسط مالك كشتي يا فرمانده يا ديگر كارفرماي درخواست كننده يا مدير مؤسسه آموزشي درخواست كننده تأييد شود.
7. 3 دليل اثبات تابعيت يا اقامت دائم معمولاً شامل گذرنامه درخواست‌كننده يا گواهينامه پذيرش وي به عنوان مقيم دائم مي‌باشد.
8. 3 از درخواست‌كنندگان بايد خواسته شود تمامي ديگر تابعيتهايي كه ممكن است داشته باشند را اظهار کنند و اثبات نمايند كه داراي اس.آي.دي صادره از هر عضو ديگر نيستند يا آن را درخواست ننموده‌اند.
9. 3 تا زماني كه درخواست‌كننده، اس.آي.دي ديگري دارد نبايد براي وي اس.آي.دي صادر شود.
1. 9. 3 نظام تجديد پيش از موعد در شرايطي كه دريانورد پيشاپيش آگاهي دارد كه مدت خدمت وي به گونهاي است كه قادر نيست در تاريخ انقضاء اس.آي.دي يا تجديد آن، درخواست خود را ارائه نمايد، بايد به كار گرفته شود.
2. 9. 3 نظام تمديد در شرايطي كه تمديد اس.آي.دي به خاطر تمديد پيش‌بيني نشده دوره خدمت، مورد نياز مي‌باشد، بايد به كار گرفته شود.
3. 9. 3 نظام جايگزين بايد در شرايطي كه اس.آي.دي مفقود مي‌شود به كار گرفته شود. در چنين شرايطي مي‌توان مدرك موقت مناسب صادر نمود.
10. 3 مدركي كه نشان مي‌دهد درخواست‌كننده طبق مفهوم ماده (1) اين كنوانسيون دريانورد مي‌باشد بايد حداقل شامل موارد زير باشد:
1. 10. 3 اس.آي.دي‌قبلي، يا دفترچه ترخيص دريانورد؛ يا
2. 10. 3 گواهينامه شايستگي، لياقت، يا گواهينامه‌آموزشي ديگر؛ يا
3. 10. 3 گواهي متقاعد كننده مشابه.
11. 3 در صورت اقتضاء بايد مدرك‌تكميلي درخواست شود.
12. 3 تمام درخواستها سوابق بايد منوط به تأييديه‌هاي زير شود كه توسط مأمور صلاحيتدار مقام صادركننده اس.آي.دي صورت مي‌گيرد:
1. 12. 3 تصديق اين كه درخواست تكميل شده است و هيچ تناقضي كه موجب ترديد در صحت اظهارات باشد، وجود ندارد.
2. 12. 3 تصديق اين كه جزئيات بيان شده است و امضاء درخواست‌كننده با امضاء موجود در گذرنامه يا اسناد قابل اعتماد ديگر، يكسان است.
3. 12. 3 تصديق واقعي بودن گذرنامه يا ديگر مدارك ارائه شده با كمك مقام صادركننده گذرنامه يا ديگر مقامهاي صلاحيتدار، هنگامي كه دليلي براي ترديد در اصلي بودن گذرنامه وجود داشته باشد، اصل گذرنامه بايد به مقام ذي‌ربط ارسال شده و در غير اين صورت، بايد تصوير صفحات مربوط ارسال گردد.
4. 12. 3 مقايسه بين عكس ارائه شده با عكس ديجيتالي موضوع بند 2. 4. 3 فوق درصورت اقتضاء،
5. 12. 3 تصديق اصالت ظاهري گواهينامه‌موضوع بند 6 . 3 فوق
6. 12. 3 تصديق اين كه مدرك موضوع بند 10. 3 ثابت مي‌كند كه درخواست كننده واقعاً يك دريانورد است.
7. 12. 3 تصديق اين كه بانك اطلاعاتي موضوع ماده (4) كنوانسيون تضمين مي‌نمايد كه براي درخواست‌كننده تاكنون اس.آي.دي صادر نشده است. اگر درخواست‌كننده بيش از يك تابعيت يا اقامت دائم در خارج از كشور متبوع خود داشته يا ممكن است داشته باشد، استعلامهاي لازم بايد از مقامهاي صلاحيتدار كشور ديگر يا كشورهاي ذي‌ربط به عمل آيد.
8. 12. 3 تصديق اين كه هر بانك اطلاعاتي ملي يا بين‌المللي مربوط‌كه ممكن است در اختيار مقام صادركننده باشد، تضمين مي‌كند كه درخواست‌كننده خطر امنيتي احتمالي را ايجاد نمي‌كند.
13. 3 مأمور موضوع بند 12. 3 فوق، جهت حفظ سابقه، بايد يادداشتهاي خلاصه‌اي را تهيه ‌كند كه نشانگر نتايج هر يك از تصديق‌هاي به عمل آمده فوق مي‌باشد و توجه را به حقايقي جلب نمايد كه توجيه مي‌كند درخواست كننده يك دريانورد است.
14. 3 پس از بررسي كامل،‌درخواست همراه با مدارك تكميلي و يادداشت‌هاي مربوط به سوابق بايد به مأمور مسؤول تكميل و صدور اس.آي.دي براي درخواست كننده، تحويل داده شود.
15. 3 اس.آي.دي تكميل شده همراه با پرونده مربوط كه نزد مقام صادركننده است بايد جهت تأييد در اختيار مأمور ارشد آن مقام، قرار گيرد.
16. 3 مقام ارشد تنها در شرايطي تأييديه ‌مزبور را انجام مي‌دهد كه حداقل پس از بازبيني و بررسي يادداشت‌هاي ثبت شده مطمئن شود كه مراحل و رويه‌ها كاملاً رعايت شده‌اند و صدور اس.آي.دي براي درخواست كننده موجه است.
17. 3 اين تأييديه بايد به صورت كتبي و همراه با توضيحاتي در رابطه با هر ويژگي درخواست كه نياز به بررسي ويژه دارد، باشد.
18. 3 اس.آي.دي (همراه با گذرنامه يا ديگر مدارك‌مشابه) بايد به طور مستقيم تحويل درخواست‌كننده شود و در مقابل آن، رسيد دريافت شود يا براي درخواست‌كننده ارسال شود يا اگر درخواست كننده درخواست نمايد براي فرمانده كشتي يا كارفرماي وي از طريق مبادلات پستي قابل اعتماد كه دريافت رسيد را هم مطالبه نمايد، ارسال شود.
19. 3 هنگامي كه اس.آي.دي درخواست‌كننده صادر مي‌شود، جزئيات مشخص‌شده در پيوست (2) كنوانسيون بايد در بانك اطلاعاتي موضوع ماده(4) كنوانسيون وارد شود.
20. 3 ضوابط تدوين شده توسط مقام صادركننده بايد حداكثر مدتي را كه براي دريافت رسيد پس از ارسال اس.آي.دي لازم است، مشخص نمايد. اگر برگه رسيد در طي مدت مذكور يا پس از دادن اخطار لازم به دريانورد دريافت نشود، شرح مناسبي بايد در بانك اطلاعاتي درج شود، و اس.آي.دي مورد نظر بايد به طور رسمي مفقود اعلام شود و دريانورد مربوط هم مطلع گردد.
21. 3 تمام شرحهاي درج شده به شرح فوق به ويژه يادداشت‌هاي كوتاه جهت نگهداري در سوابق (رجوع شود به بند 13. 3 فوق) و توضيحات موضوع بند 17. 3، بايد در يك محل امن در طول مدتي كه اس.آي.دي اعتبار دارد و براي سه سال بعد از آن نگهداري شود. توضيحات و شرحهاي مقرر در بند 17. 3 بايد در يك بانك اطلاعاتي داخلي مجزا نگهداري و ثبت شود و براي: (الف) اشخاص مسؤول كنترل عملكرد (ب) مأموران دست‌اندركار در امر رسيدگي به درخواستها و (پ) مقاصد آموزشي، در دسترس قرارگيرد.
22. 3 هنگامي كه اطلاعاتي دريافت مي‌شود مبني بر اين كه اس.آي.دي به اشتباه صادر شده يا شرايط صدور آن ديگر قابل اعمال نيست، مراتب بايد با هدف بازپس‌گيري سريع آن فوري به اطلاع مقام صادركننده برسد.
23. 3 هنگامي كه اس.آي.دي به حالت تعليق درمي‌آيد يا باز پس گرفته مي‌شود، مقام صادركننده بايد بدون درنگ بانك اطلاعاتي خود را روزآمد كند تا نشان‌دهد كه اين اس.آي.دي درحال حاضر به رسميت شناخته نمي‌شود.
24. 3 درصورتي كه درخواست صدور اس.آي.دي رد شود يا تصميمي مبني بر تعليق يا باز پس‌گيري آن اتخاذ شود، بايد به طور رسمي به درخواست‌كننده اطلاع داده شود كه وي حق درخواست تجديدنظر و آگاهي كامل از دلايل اتخاذ چنين تصميمي را دارد.
25. 3 روند درخواست تجديدنظر بايد هر چه سريعتر و سازگار با ضرورت بررسي عادلانه و كامل انجام شود.
4ـ راهبري، امنيت و حفظ و نگهداري بانك اطلاعاتي
1. 4 مقام صادركننده بايد ترتيبات و ضوابط لازم جهت اجراء ماده (4) اين كنوانسيون را معمول دارد، تا به ويژه از موارد زير اطمينان حاصل نمايد:
1. 1. 4 در دسترس بودن كانون يا دسترسي‌الكترونيكي به طور بيست ‌و چهار ساعته و به صورت هفت‌روز در هفته، به گونه مقرر به موجب بندهاي (4)، (5) و (6) ماده (4) كنوانسيون؛
2. 1. 4 امنيت بانك اطلاعاتي؛
3. 1. 4 احترام به حقوق افراد به هنگام نگهداري، جابه‌جايي و ارسال اطلاعات؛
4. 1. 4 احترام به حق دريانورد جهت تأييد صحت اطلاعات مربوط به خود و اصلاح آنها در وقت مقرر چنانچه مغايرتي يافت شود؛
2. 4 مقام صادركننده بايد روشهاي مناسبي را جهت حفاظت از بانك اطلاعاتي تدوين نمايد از جمله:
1. 2. 4 لـزوم تهيه نـسخه‌هاي پشتيبان از بانك اطـلاعاتي به طور مرتـب كه بايد در رسـانه‌اي در محل امـني خـارج از ساخـتمان مـحل كار مـقام صـادركننده نگـهداري شود.
2. 2. 4 ايجاد محدوديت براي مأموران مجاز خاص در دسترسي يا ايجاد تغيير در داده‌هاي بانك اطلاعاتي وقتي كه داده‌ها توسط مأمور مربوط تأييد شده باشد.
5 ـ كنترل كيفي روشها و ارزيابي‌هاي ادواري
1. 5 مقام صادركننده بايد يك مأمور ارشد را كه مشهور به درستكاري، صداقت و قابليت اعتماد باشد و در حراست يا جابه‌جايي اس.آي.دي‌ها دخالت نداشته باشد انتخاب نمايد تا به عنوان كنترل‌كننده در موارد زير عمل نمايد:
1. 1. 5 كنترل مداوم اجراء اين الزامات حداقل؛
2. 1. 5 جلب توجه فوري نسبت به هرگونه ضعف و كاستي در اجرا؛
3. 1. 5 راهنمايي مدير اجرائي و مأموران ذي‌ربط جهت اصلاح وبهسازي روشهاي صدور اس.آي.دي‌ها؛ و
4. 1. 5 ارائه گزارش كنترل كيفي به مديريت مافوق كنترل كننده بايد درصورت امكان، ‌با تمام فعاليتهايي كه وي آنها را كنترل مي‌كند آشنايي داشته باشد.
2. 5 كنتـرل كننده بايد به طور مسـتقيم به مدير اجـرائي مقام صـادركننده گزارش نمايد.
3. 5 تمام مأموران مقام صادركننده، از جمله مدير اجرائي، بايد موظف شوند كه تمام مستندات يا اطلاعاتي را كه كنترل كننده جهت انجام وظايف خود مرتبط مي‌داند در اختيار وي قرار دهند.
4. 5 مقام صادركننده بايد تمهيدات مناسب را به كار گيرد تا اطمينان حاصل نمايد كه مأموران مي‌توانند آزادانه با كنترل كننده بدون ترس از اين كه مورد آزار و اذيت قرار بگيرند صحبت نمايند.
5. 5 شرح وظايف كنترل‌كننده بايد الزام نمايد كه توجه خاصي به وظايف زير به عمل آيد:
1. 5. 5 تصديق اين كه منابع، ساختمانها، تجهيزات و كاركنان جهت اجراء مؤثر وظايف محوله به مقام صادركننده كافي است.
2. 5. 5 حصول اطمينان از اين كه ترتيبات لازم جهت حراست ايمن از اس.آي.دي‌هاي خام و تكميل شده مناسب است.
3. 5. 5 حصول اطمينان از اين كه ضوابط، ترتيبات يا روشهاي مناسب طبق بندهاي 6. 2، 2. 3، 4 و4. 5 فوق وجود دارد.
4. 5. 5 حصول اطمينان از اين كه آن ضوابط و روشها و همچنين ترتيبات براي مأموران ذي‌ربط كاملاً شناخته شده و قابل درك مي‌باشد.
5. 5 .5 كنترل دقيق و اتفاقي هر فعاليت به عمل مي‌آيد، از جمله كنترل شرحها و ديگر سوابق، به هنگام رسيدگي به موارد ويژه، از مرحله دريافت درخواست صدور اس.آي.دي تا آخرين مرحله صدور آن.
6. 5. 5 تصديق كارايي اقدامات امنيتي مورد استفاده جهت حراست از اس.آي.دي‌هاي خام، مواد و ابزار.
7. 5. 5 تصديق امنيت و صحت اطلاعات ذخيره شده الكترونيكي، در صورت لزوم با كمك كارشناس قابل اعتماد و لزوم حفظ و نگهداري آن به شكل دسترسي بيست و چهارساعته و هفت روز هفته.
8. 5. 5 تحقيق در مورد هرگونه گزارش موثق از صدور احتمالي اشتباهي اس.آي.دي يا دستكاري احتمالي يا تحصيل متقلبانه يك اس.آي.دي، به منظور شناسايي هرگونه تخلف داخلي يا ضعف نظامي كه مي‌تواند به صدور اس.آي.دي‌هاي اشتباهي يا جعلي يا تقلبي منجرشود يا به آن كمك نمايد؛
9. 5. 5 تحقيق و رسـيدگي به شكايات ادعاء شده مبني بر دسترسي نامناسب به جزئيات موجود در بانك اطلاعاتي با توجه به الزامات بندهاي (2)، (3) و (5) ماده (4) كنوانسيون، يا اشتباههاي موجود در آن جزئيات؛
10. 5. 5 حصول اطمينان از اين كه گزارشهاي مربوط به بهسازي روش‌هاي صـدور و نقاط ضعـف، بهموقع و به طـور مؤثر توسـط مدير اجرائي مقام صـادركننـده رسيدگي شده است.
11. 5. 5 حفظ و نگهداري سوابق بازديدهاي كنترل كيفي كه انجام شده است.
12. 5. 5 حصول اطمينان از اين كه بازنگريهاي مديريتي از بازديدهاي كنترل كيفي به عمل آمده و سوابق چنين بازنگريهايي حفظ و نگهداري مي‌شود.
6. 5 مدير اجرائي مقام صادركننده بايد از انجام ارزيابي‌هاي ادواري در مورد قابل اعتماد بودن نظام و روش‌هاي صدور و مطابقت آنها با الزامات اين كنوانسيون اطمينان حاصل نمايد. ارزيابي مزبور بايد موارد زير را مدنظر قرار دهد:
1. 6. 5 يافته‌هاي مربوط به مميزي‌هاي نظام و روش‌هاي صدور؛
2. 6. 5 گزارشها و يافته‌هاي مربوط به تحقيقات به عمل آمده و نشانه‌هاي ديگر مربوط به كارايي اقدامات اصلاحي صورت گرفته در نتيجه گزارش نقاط ضعف يا موارد نقض امنيت؛
3. 6. 5 سوابق اس.آي.دي‌هاي صادره، مفقود، باطله يا غير قابل استفاده؛
4. 6. 5 سوابق مربوط به عملكرد كنترل كيفي؛
5. 6. 5 سوابق معضلات مربوط به موثق بودن يا امنيت بانكهاي اطلاعاتي الكترونيكي، از جمله استعلام‌هاي به عمل آمده از بانك اطلاعاتي؛
6. 6. 5 تأثير تغييرات نظام و روشهاي صدور در نتيجه پيشرفتهاي فناوري يا ابداعات در روشهاي صدور اس.آي.دي؛
7. 6. 5 نتايج بازنگري‌هاي مديريتي؛
8. 6. 5 مميزي روشها جهت حصول اطمينان از اين كه روشها به صورت هماهنگ با اصول و حقوق بنيادين كار كه در اسناد مربوط سازمان بين‌المللي كار مقرر شده است، اعمال مي‌شوند؛
7. 5 روش‌ها و فرآيند‌هايي بايد به مورد اجراء درآيد تا از افشاء غيرمجاز گزارشهاي تهيه شده توسط ديگر اعضاء جلوگيري شود.
8. 5 تمام روشها و فرآيند‌هاي مميزي بايد تضمين نمايد كه فناوريهاي توليد و رويه‌هاي امنيتي از جمله روشها‌ي كنترل اس.آي.دي‌هاي موجود در انبار، براي مطابقت با الزامات اين پيوست كافي است.