ماده 4ـ بانك اطلاعاتي الكترونيكي ملّي

1ـ هر عضو بايد تضمين نمايد كه سابقه‌اي از هر مدرك شناسايي دريانوردان صادره، تعليقي يا باز پسگرفته شده توسط آن، در يك بانك اطلاعاتي الكترونيكي نگهداري مي‌شود. اقدامات لازم بايد صورت گيرد تا بانك اطلاعاتي در برابر دخالت يا دسترسي غيرمجاز حفاظت ‌گردد.
2ـ اطلاعات موجود در سابقه بايد محدود به جزئياتي شود كه به منظور تصديق مدرك شناسايي دريانوردان يا وضعيت دريانورد ضروري است و بايد با حق محرمانه بودن امور شخصـي دريانورد، سازگار باشد و تمام الزامات حفاظتي اطلاعات قابل اعمال را برآورده نمايد. اين جزئيات در پيوست (2) ذكر شده‌ است كه ممكن است به نحوي كه در ماده (8) زير پيش‌بيني شده است با درنظر گرفتن ضرورت دادن وقت كافي به اعضاء براي بازنگري ‌هاي لازم در سيستم‌هاي بانك اطلاعاتي ملي خود اصلاح گردد.
3ـ هر عضو بايد رويه‌هايي را اعمال نمايد تا هر دريانوردي كه آن عضو براي وي مدرك شناسايي دريانوردان را صادر نموده است بتواند تمام اطلاعات مربوط به خود را كه در بانك اطلاعاتي الكترونيكي نگهداري يا ذخيره شده است، بررسي نمايد و اعتبار آن را بسنجد و پيش‌بيني اصلاح آن را چنانچه لازم باشد بدون هيچ‌گونه هزينه‌اي براي دريانورد ذي‌ربط بنمايد.
4ـ هر عضو بايد يك كانون دائمي را براي پاسخگويي به استعلام‌هاي واصله از اداره امور پناهندگان يا ديگر مقامهاي صلاحيتدار تمامي اعضاء سازمان در رابطه با صحت و اعتبار مدرك شناسايي دريانوردان صادره توسط مقام خود، تعيين نمايد. جزئيات مربوط به کانون دائمي بايد به دفتر بين‌المللي كار ارسال شود و آن دفتر بايد فهرستي را حفظ و نگهداري نمايد كه آن فهرست بايد براي تمام اعضاء سازمان ارسال شود.
5 ـ جزئيات موضوع بند (2) فوق، بايد در تمام اوقات و بدون درنگ در دسترس اداره امور پناهندگان يا ديگر مقامهاي صلاحيتدار در دولتهاي عضو سازمان، به صورت الكترونيكي يا از طريق كانون موضوع بند (4) فوق، قرار گيرد.
6 ـ در راستاي اهداف اين كنوانسيون، محدوديت‌هاي مناسبي بايد اعمال شود تا اطمينان حاصل شود كه هيچ اطلاعاتي، بهويژه عكس‌ها، تعويض نمي‌شوند، مگر در صورتي كه ساز و كاري وجود داشته باشد كه تضمين نمايد استانداردهاي قابل اعمال مربوط به حفاظت اطلاعات و امور شخصي رعايت مي‌گردند.
7ـ اعضاء بايد اطمينان حاصل نمايند كه اطلاعات شخصي موجود در بانك اطلاعاتي الكترونيكي براي مقاصد ديگري بهجز تصديق مدرك شناسايي دريانوردان مورد استفاده قرار نمي‌گيرد.