ماده 4ـ

مدير دفتر مرجع قضايي يا جانشين وي موظف است مشخصات پرونده‌اي را كه دستور بايگاني قطعي آن توسط قاضي صادر گرديده حداكثر ظرف يك هفته در « فرم مشخصات پرونده» درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسيد به بايگاني راكد مربوط تحويل دهد.
تبصره1ـ در شعب دادسرا منشي شعبه يا جانشين وي وظايف مدير دفتر مرجع قضايي را به عهده خواهدداشت.
تبصره2ـ « فرم مشخصات پرونده» كه توسط اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه تهيه و در اختيار مراجع قضايي قرار خواهدگرفت، متضمن نكات زير مي‌باشد:
1ـ مشخصات پرونده:
الف ـ مدني است يا كيفري يا امور حسبي؛
ب ـ موضوع پرونده؛
ج ـ كلاسه پرونده؛
د ـ تاريخ تشكيل پرونده؛
هـ ـ تاريخ مختومه شدن پرونده؛
و ـ تعداد اوراق پرونده.
2ـ مشخصات طرفين پرونده: اعم از خواهان و خوانده يا شاكي و مشتكي‌عنه.
3ـ مرجع يا مراجع رسيدگي‌كننده، نظير دادسرا، دادگاه بدوي حقوقي يا جزايي، دادگاه تجديدنظر، ديوان عالي كشور و غيره.
4ـ نتيجه رسيدگي:
الف ـ حكم يا قرار و غيره و موضوع آن؛
ب ـ شماره و تاريخ حكم يا قرار و غيره؛
ج ـ علت مختومه شدن اعم از اجراي كامل حكم، قطعيت حكم برائت يا قرار، مرور زمان و غيره.
5 ـ ذكر ضمائم پرونده و ساير مشخصات كه درج آن ضروري است.
6 ـ مهم و ملي بودن يا نبودن پرونده مطابق مقررات قانون سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مصوب 1349 و مقررات اين آيين‌نامه و ساير اوضاع و احوال پرونده.
7 ـ تاريخ تحويل به بايگاني راكد.
8 ـ مشخصات تنظيم‌كننده فرم مذكور و تأييدكننده آن.
فرم مشخصات پرونده بايد در سه نسخه به نحو كامل و دقيق و خوانا تنظيم گردد، يك نسخه در دفتر شعبه دادسرا يا دادگاه يا ساير مراجع قضايي مربوط نگهداري خواهدشد و دو نسخه ديگر به پيوست پرونده به بايگاني راكد ارسال شود.
تبصره3ـ پرونده‌هايي‌كه منتهي به محكوميتهاي مشروط، معلق و مانند آن گرديده‌اند تا پايان موعد تعيين شده در دادنامه، در دفتر مرجع قضايي نگهداري و سپس براي ارسال آنها به بايگاني راكد اقدام خواهدشد.