ماده 5 ـ
مستندسازي جلسات مناقصه
الف ـ در تمام جلسات مناقصه، بايد اطلاعات زير ثبت و مستند شوند:
1ـ نام و عنوان مناقصه‌گزار.
2ـ تاريخ و محل تشكيل جلسه.
3ـ موضوع مناقصه.
4ـ فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد.
5 ـ اسامي و سمت اعضاي كميسيون مناقصه.
6 ـ اسامي حاضران در جلسه.
7ـ مفاد تصميم‌ها.
8 ـ توضيحات و پاسخ به پرسشهاي مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضيح و تشريح اسناد.
ب ـ جلساتي كه در فرايند برگزاري مناقصه، حسب مورد تشكيل مي‌شوند عبارتند از:
1ـ جلسه پيش از فراخوان.
2ـ جلسه گشايش استعلام‌هاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
3ـ جلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
4ـ جلسه گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله‌اي.
5 ـ جلسه اول گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي (گشايش پاكتهاي فني ـ بازرگاني).
6 ـ جلسه پاياني ارزيابي پيشنهادهاي فني ـ بازرگاني در مناقصات دو مرحله‌اي.
7ـ جلسه دوم‌گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي (گشايش پيشنهادهاي مالي).
8 ـ جلسه توضيح و تشريح اسناد (موضوع ماده «17» قانون).
پ ـ صورتجلسات بايد در داخل جلسات تهيه شوند و اعضاي حاضر كميسيون مناقصه (يا نمايندگان آنها) و اعضاي حاضر كميته فني ـ بازرگاني ملزم به امضاي صورتجلسات هستند. هر يك از اشخاص يادشده مي‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضاي صورتجلسه قيد كنند.
ت ـ ترتيب تهيه صورتجلسه به شرح زير مي‌باشد:
1ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهاي (1) تا (5) بند « ب».
2ـ ثبت اسامي حاضران در جلسه و امضاي آنها.
3ـ ثبت خلاصه مذاكرات در جلسات توضيح و تشريح اسناد.
4ـ ثبت تصميم‌هاي جلسه.
5 ـ امضاي اعضاي اركان مناقصه حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه در جلسات مناقصه، هر يك از اعضاي اصلي (رئيس دستگاه مناقصه‌گزار، ذيحساب يا بالاترين مقام مالي دستگاه مناقصه‌گزار و مسئول فني دستگاه مناقصه‌گزار)، نماينده تام‌الاختيار خود را به صورت مكتوب براي شركت در جلسات معرفي كنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت مي‌شود و در حكم امضاي اعضاي كميسيون مي‌باشد.
