بخشنامه ثبتي 8779/10 ـ 1364/11/7:

رؤساي ادارات مكلفند دفترخانه‏هاي تابعه مقرّ اداره را اعم از اسناد رسمي و ازدواج و طلاق اقلاً ماهي يك‏بار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش‏ماه يك‏مرتبه شخصاًً يا به وسيله بازرس يا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهاي پيوست ارسالي بازرسي نمايند و لازم است در تنظيم صورت‏مجلس بازرسي به نكات زير توجه فرمايند:
1ـ بازرسان موظفند كليه نكات مندرج در فرم صورت‏مجلس بازرسي را با دقت كامل و رعايت ترتيب مقرر در فرم يك به يك دقيقاً بررسي و در هر مورد صريحاً اظهارنظر و در صورت‏مجلس بازرسي خود قيد فرمايند.
2ـ در امور مالي مراقبت و دقت بيشتري معمول و صريحاً معلوم نمايند سردفتر در رسيدگيهاي قبلي هم بدهي داشته يا خير؟ و در صورت داشتن بدهي قبلي تاريخ پرداخت آن صريحاً در صورت‏مجلس قيد و مدارك مربوطه را نيز ملاحظه و گواهي نمايند.
3ـ چنانچه سردفتر و دفتريار بدهكار باشند تذكر دهند فوراً در پرداخت بدهي خود اقدام و قبض رسيد حاكي از پرداخت را به بازرسي مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت‏مجلس منعكس فرمايند.
4ـ در مواردي‏كه امور سردفتري و يا دفترياري دفترخانه به كفالت اداره مي‏شود نام و نام‏خانوادگي كفيل را در صورت‏مجلس ذكر نمايند.
5 ـ هرگاه در عمل با مسائل ديگري مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورت‏مجلس ضروري باشد آخر فرم در قسمت توضيحات مطلب را قيد فرمايند.
6 ـ در كليه مواردي كه تهيه و تنظيم فهرستهاي اشاره شده در فرم صورت‏مجلس ضرورت دارد مراقبت نمايند در هر مورد به تعداد نسخ صورت‏مجلس فهرست تنظيم و ضميمه هر نسخه فرمايند.
7ـ صورت‏مجلس بازرسي بايستي در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظيم و ذيل هر يك از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتريار و بازرس اعزامي با ذكر نام و نام‏خانوادگي و تاريخ امضاء و دو نسخه از صورت‏مجلس تنظيمي را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمايند.
8 ـ مسؤوليت اجراي دستورات بالا و نظارت در تنظيم صحيح صورت‏مجلس بازرسي براساس فرمهاي پيوست با مديران كل هر منطقه ثبتي بوده كه بايستي مراقبت كامل نمايند در گزارش و تنظيم صورت‏مجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام رديفهاي مندرج در آن به‏ترتيب به‏نحوي‏كه محتاج به هيچ نوع مكاتبه و استيضاح مجدد نباشد رسيدگي قطعي و منجز به‏عمل آمده باشد.
9ـ مقتضي است مديران كل ثبت مناطق يك نسخه از صورت‏مجلس بازرسي و ضمائم آن را براي رسيدگي و اقدامات لازم به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمايند.