در صورتي که پرونده به دلائل مختلف ناخوانا و قابل تشخيص نباشد با تنظيم صورتجلسه امحاء خواهد شد اما اگر پرونده ضروري ولي قابل اسکن نباشد به همان شکل به سازمان اسناد و کتابخانه ملي منتقل خواهد شد.
