در موردي كه دفاتر احتياج بدوسيه داشته باشند بايد ضباط دفتر تقاضاكننده رسيد دوسيه را (با ذكر مشخصات كافي در آن) تهيه و نزد ضباط دفتر مربوطه ارسال و دوسيه را دريافت دارد در صورتي كه دوسيه منظور مورد حاجت بوده و ارسال آن در آن موقع مانعي داشته باشد ضباط دارنده دوسيه مكلف است علت و مانع عدم ارسال دوسيه را ذيل ورقه رسيد ذكر نمايد و در صورت استرداد دوسيه متصدي امر بايستي رسيد را در جاي دوسيه ضبط نموده و پس از اعاده دوسيه رسيد را مسترد دارد.