ماده 3ـ

وزير يا بالاترين مقام اجرايي دستگاه موظف است پيشنهاد برگزاري هر گردهمايي را حداقل شش ماه قبل از تاريخ برگزاري همايش و همراه با اطلاعات زير ارايه نمايد:
الف ـ نام
ب ـ هدف
پ ـ موضوع (همراه با توجيه كافي)
ت ـ زمان برگزاري
ث ـ نتايج مورد نظر از برگزاري گردهمايي
ج ـ برآورد تقريبي هزينه‎ها
چ ـ كشورها و يا سازمان‎هاي مشاركت كننده
ح ـ تعداد يا درصد مقالات خارجي ارايه شده
تبصره1ـ در مواقعـي كه وزرا و رؤساي سـازمان‎هاي مسـتقل در ملاقــات‎ها و برنامه‎هاي خارجي برگزاري يكي از موارد مندرج در ماده (1) را تفاهم مي‎نمايند، از مدت مندرج در اين ماده مستثني بوده و در اولين فرصت در هيئت وزيران مطرح خواهد شد.
تبصره2 ـ در كارگروه‎هـايي كه جنبه علمـي دارنـد، لازم ‎است تعـدادي از اسـتادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاه‌ها و مراكز پژوهشي كشور يا جهان حضور داشته‎باشند.