پيوست (10) - وظايف دبيرخانه يادداشت تفاهم كنترل و بازرسي كشور صاحب بندر
براساس وظايف تعيين شده در بند 6 ـ 7 متن يادداشت تفاهم، خدماتي كه توسط دبيرخانه ارائه مي‌شود، در زير آمده است. موارد فهرست شده فقط به‌منظور روشن شدن مطلب به كار رفته‌اند. تصميمات مربوط به وظايف دبيرخانه بايد توسط كار گروه و به نحو مقرر در بخش (7) يادداشت تفاهم اتخاذ‌شود.
دبيرخانه بايد:
ـ به كار گروه در سازماندهي گردهمايي‌هاي كار گروه كمك كند؛
ـ مقالات گردهمايي‌هاي كار گروه را طبق دستورالعمل كار گروه يا براساس پيشنهاد گردهمايي‌هاي خاص تهيه كند؛
ـ مقالات را ميان اعضاء كار گروه، سازمان بين‌المللي دريانوردي، سازمان بين‌المللي كار يا هر نهاد يا هيأت ديگري كه توسط كار گروه لازم تشخيص داده‌مي‌شود توزيع كند؛
ـ پيش نويس خلاصه سوابق گردهمايي كار گروه و هر مقاله ديگري را كه حاصل گردهمايي‌هاست براي تصويب كار گروه آماده كند؛
ـ اطلاعات مربوط به توسعه كنترل و بازرسي كشور صاحب بندر در نهادهاي بين‌المللي مانند سازمان بين‌المللي دريانوردي و سازمان بين‌المللي كار را‌براساس درخواست و از طرف كار گروه ارائه كند؛
ـ اطلاعات مربوط به يادداشت تفاهم را به درخواست و از طرف كار گروه در اختيار ديگر سازمان‌ها، نهادها و تشكيلات ذي‌نفع قرار دهد؛
ـ به درخواست‌هاي سازمان‌ها براي الحاق طبق دستورالعمل رسمي در خصوص الحاق بنا به درخواست كار گروه از لحاظ اداري رسيدگي كند؛
ـ بودجه پيشنهادي عملكرد دبيرخانه را پيش از (31) اوت (نهم آبان‌ماه) هر سال فراهم كند؛
ـ گزارش سال قبل را كه شامل پيشنهادهايي براي پرداخت يا پرداخت اضافي مي‌شود تا پيش از (31) مارس (11 فروردين) هر سال ارائه كند؛
ـ كار گروه را از ساير جنبه‌هاي مالي يادداشت تفاهم اقيانوس هند مطلع سازد.
گزارش بازرسي طبق يادداشت تفاهم در زمينه كنترل و بازرسي‌كشور صاحب بندر براي منطقه اقيانوس هند
فرم (ب)
1 ـ جمهوري اسلامي ايران
2 ـ نام كشتي ..................................... 5 ـ علامت خطاب ......................
9 ـ تاريخ بازرسي............................... 10 ـ مكان بازرسي ......................
15 ـ ماهيت نواقص كنوانسيونهاي مربوط 16 ـ اقدام به عمل آمده( ).............
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
................................ ................................ .................................................
نام ...................................................................................
بازرس (مرجع صادر كننده) كه بطور مقتضي مجاز شده‌است.
امضاء .....................................
شماره اقدامات به عمل آمده
00 اقدامي به عمل نيامده است.
10 نواقص برطرف شده است.
12 كليه نواقص برطرف شده است.
15 نواقص در بندر بعدي برطرف مي‌شود.
16 نواقص ظرف مدت (14) روز برطرف مي‌شود.
17 به فرمانده دستور داده شد قبل از خروج، نواقص را برطرف نمايد.
20 كشتي براي برطرف نمودن نواقص معطل شده است.
25 به كشتي اجازه داده شده است تا پس از معطلي، دريانوردي كند.
30 كشتي توقيف شده است.
35 از كشتي رفع توقيف شده است (تاريخ مشخص شود)
40 به بندر بعدي اطلاع داده شده است.
50 به كنسول يا كشور صاحب پرچم اطلاع داده شده است.
55 با كشور صاحب پرچم مشورت شده است.
70 مؤسسه طبقه‌بندي.
