ماده 1 ـ
وزارتخانهها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت موظفند بر اساس دستورالعملهاي سازمان اسناد ملي ايران پس از بررسي و ارزشيابي اسناد و اوراق راكد خود آنچه را از لحاظ اجراي وظائف و مسئوليتهاي قانوني آنان و نيز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند تعيين كنند و با راهنمايي سازمان اسناد ملي ايران فهرستهاي مشروح و جداول زماني آنها را با ذكر مشخصات كامل رديفهاي مختلف به سازمان اسناد ملي ايران ارسال دارند.
تبصره 1 ـ اسناد و اوراق راكد در اين آييننامه عبارت است از كليه نوشتهها، نامهها، گزارشها، صورت جلسهها و صورت مجلسها، قراردادها و عهدنامهها، ابلاغها و فرمانها، نمونهها و فرمها، دفترها و پروندهها، قبوض، نسخهها، بارنامهها، و مدارك و سوابق تحصيلي، نمودارها، نقشهها، عكسها،كليشهها، فيلمها و ميكروفيلمها، صفحهها و نوارهاي ضبط صوت و ساير اسناد و مداركي كه توسط مقامات و دستگاههاي دولتي و وابسته بهدولت دراجراي وظائف و تكاليف قانوني و اداري تهيه يا دريافت و نگهداري شده و براي انجام دادن وظايف و مسئوليتهاي قانوني و اداري جاري به تشخيص وزارتخانه يا مؤسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
تبصره 2 ـ منظور از جداول زماني در اين آييننامه جدولهايي است كه بر حسب مشخصات رديفهاي اسناد راكد مواعد معيني براي امحاء آنها تعيين شده باشد.
ماده 2 ـ
اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخههاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آنها و همچنين اسناد و اوراق راكدكه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و مقررات اين آييننامه ارزش نگهداري نداشته باشد.
تبصره ـ قراردادهاي دولتي و عهدنامهها و فرمانها به هرحال جزو اوراق زائد محسوب نخواهد شد.
ماده 3 ـ
سازمان اسناد ملي ايران پس از بررسي فهرستها و جداولي كه طبق ماده اول اين آييننامه تهيه و ارسال شده و حصول اطمينان از اين كهاين اوراق فاقد هرگونه ارزش اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي است آنها را براي بررسي و اتخاذ تصميم نهايي به شوراي سازمان اسناد ملي ايران تسليم ميكند.
ماده 4 ـ
شورا فهرستها و جداول زماني اسنادي را كه براي امحاء پيشنهاد ميشود با حضور نماينده تامالاختيار وزارتخانه يا مؤسسه مربوط و باتوجه به كليه جوانب و شرائط و مقررات و موازين قانوني، مورد بررسي و اخذ تصميم قرار ميدهد همچنين ترتيب امحاء اوراق زائد يا فروش، يا واگذاري آنها را براي مصارف صنعتي طبق مقررات مربوط و با توجه بهمحتويات و مشخصات آنها تعيين ميكند.
ماده 5 ـ
وزارتخانهها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مسئول تطبيق فهرستها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پروندهها و امحاء آنها به ترتيبي كه شوراي سازمان اسناد ملي ايران تعيين كرده است ميباشند.
[امضاء]
آييننامه فوق مشتمل بر پنج ماده و سه تبصره به استناد ماده 7 قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران در جلسات 50.12.5 و 22 و 26 فروردين ماه1351 به تصويب كميسيونهاي فرهنگ و استخدام و دارايي مجلس سنا و در جلسات نهم و چهاردهم و شانزدهم بهمن ماه 1350 و چهارم و شانزدهم ارديبهشت ماه يك هزار و سيصد و پنجاه و يك به ترتيب بهتصويب كميسيونهاي علوم و آموزش عالي، فرهنگ و هنر، دارايي، امور استخدام وسازمانهاي اداري و دادگستري مجلس شوراي ملي رسيده است.
رييس مجلس شوراي ملي ـ عبدالله رياضي