ماده 18ـ
شرايط ملاحظه پروندههاي قضائي توسط وكلا، كارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پروندههاي قضائي توسط وكلاء، كارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرايط ذيل و رعايت تبصره ماده 128 و ماده 190 « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» امكانپذير است:
1/18ـ تقاضاي كتبي متقاضي بايد به نظر قاضي برسد و با دستور كتبي وي باشد.
2/18ـ هويت و سمت متقاضي قبلاً احراز شده باشد.
3/18ـ پرونده برگشماري شده باشد.
4/18ـ ملاحظه پرونده در حضور قاضي يا مدير دفتر يا اعضاء دفتري صورت پذيرد.
5/18ـ در خاتمه ملاحظه، گواهي خاتمه دسترسي تكميل و ضميمة پرونده شود.
6/18ـ تحويلدهنده از اعاده پرونده با تمامي اوراق و ادله و مدارك تحويلي اطمينان حاصل نمايد و ذيل گواهي خاتمه دسترسي را تأييد كند.
ماده19ـ شرايط اخذ رونوشت اوراق پروندههاي قضائي:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورتجلسههاي آن بايد با رعايت مقررات قانوني از سوي طرفين پرونده و زير نظر مستقيم مدير دفتر، پس از احراز هويت متقاضي صورت گيرد و پس از تحويل رونوشت اوراق ذيل درخواست متقاضي، از وي رسيد گرفته شود.
ماده20ـ موارد ممنوعيت ارائه رونوشت:
1/20ـ ارائه تصوير و يا رونوشت اسناد و مداركي كه نسبت به آنها ادعاي جعليت شده مادام كه به موجب حكم قطعي نسبت به آنها تعيين تكليف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه كه در اينصورت در حاشيه آن بايد تصريح شود كه نسبت به اين سند ادعاي جعليت شدهاست.
2/20ـ ارائه تصوير يا رونوشت اسناد سري و محرمانه دولتي و يا اسناد و مداركي كه در آن مسائل اخلاقي و اسرار خصوصي اشخاص ذكر شدهاست و يا بر خلاف عفت عمومي است و يا پرونده در مرحله تحقيقات مقدماتي باشد ممنوع است.
3/20ـ ارائه رونوشت يا تصوير دادنامه پيش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
ماده21ـ ممنوعيت انتشار و افشاء جريان رسيدگي و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:
مطابق مواد 103و 128و تبصره آن و 188و 225 قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده، حضور اشخاص غيرمجاز، انتشار و افشاء جريان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غيرعلني دادگاه و تحقيقات مقدماتي، مصاحبه و اظهار عقيده در خصوص برائت يا مجرميت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پروندههاي قضائي در حضور اشخاصي فاقد سمت و صلاحيت در محلكار و خارج از محلكار ممنوع است.
ماده22ـ حفاظت از سوابق محكومان:
1/22ـ هنگام معرفي متهمان به زندان بايد از فرمهاي مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/1 مورخه 17/2/1380 ابلاغ شده از سوي رئيس قوهقضائيه به همراه زنداني يا دادنامه قطعي يا غيرقطعي ارسال شود و در صورت محكوميت قطعي به حبس يا محروميت از حقوق اجتماعي يا حد، حداكثر ظرف يك ماه مراتب پس از تكميل فرم مربوط به اداره سجل قضائي ارسال شود. همچنين مطابق بخشنامه شماره 1353/79/1 مورخه 7/2/1379 ابلاغي رئيس قوهقضائيه نسخهاي از كلية احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرائي كشور به سازمان بازرسي كل كشور ارسال گردد.
2/22ـ كلية شعب بايد داراي دفتر مخصوص ثبت اسامي زندانيان باشند و نيز كليه پروندههاي زندانيدار بايد داراي برچسب و علامت زندانيدار باشد.
3/22ـ قضات اجراي احكام يا قضات دادگاه رسيدگيكننده به پرونده در صورت اعزام و يا دستور آزادي متهم يا محكومعليه بايد از انتقال يا آزادي متهم يا محكومعليه كتباً اطمينان حاصل كنند.
ماده23 ـ شرايط واگذاري اسناد و اطلاعات پروندههاي قضائي به سازمانها و مؤسسات دولتي:
ارائه هرگـونه اطلاعـات و اسناد پروندههاي قضائـي به سازمانهـا و مؤسسـات دولتي بهاستثناء مواردي كه قانون مشخص نموده، ممنوع است.
ماده24ـ شرايط واگذاري پروندههاي قضائي براي انجام تحقيقات به ضابطان:
1/24ـ ارسال اصل اسناد و مدارك پروندههاي قضائي به مراجع انتظامي و ساير ضابطان ممنوع است و در مواردي كه بدون ملاحظه اسناد و مدارك انجام وظيفه براي ضابطان مقدور نباشد بايد بدل پرونده تهيه و به مرجع مزبور تحويل شود و پرونده در وقت نظارت قرارگيرد.
2/24ـ بدل پرونده توسط مدير دفتر يا جانشين وي با تهية كپي از تمام صفحات يا اوراق مهم پرونده صورت ميگيرد.
ماده25ـ اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:
1/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضائي، مديران دفاتر بايد آن را برگشماري نموده پس از تهيه بدل، طي مكاتبهاي كه حاوي تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشاني كامل و صحيح فرستنده و گيرنده آن را لاك و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مكاتبه نيز به عنوان سابقه نگهداري شود.
2/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضائي و نظارتي بايد به نحوي اقدام شود كه موجبات اطاله دادرسي و يا بلاتكليفي زنداني را فراهم نسازد.
3/25ـ در زمان ارسال كليه پروندههاي حساس و مهم پس از تهيه بدل پرونده بايد از پلمبهاي يكبار مصرف كه داراي شماره سريال و عنوان دستگاه در روي آن درج شده باشد، استفاده و توسط پيك ارسال شود.
4/25ـ ارسال اشياء حجيم بايد درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق ساير لفافها بستهبندي شود.
5/25ـ در صورت هرگونه تغيير و يا دستكاري، بيدرنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
ماده26ـ خروج پرونده از اتاق بايگاني:
كلية پروندههاي قضائي بايد داراي كارتكس جايگزين باشد و در صورتـي كه پرونده به هر دليلي از اتاق بايگاني خارج شود مسؤول بايگاني موظف است كارتكس مذكور را تكميل و جايگزين پرونده مربوط سازد.
ماده27ـ نظارت بر ارسال پرونده از طريق سيستم پستي:
پروندههايي كه از طريق پُست (ترجيحاً پست قضائي) ارسال ميشود، بايد با تمهيدات حفاظتي متمايز نسبت به ساير محمولههاي پستي صورت گيرد و از سوي حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبهاي نسبت به روند ارسال مراسلات مذكور صورت پذيرد.
ماده28ـ ارسال پرونده به ماشيننويسي:
ارسال پرونده به ماشيننويسي به منظور تايپ دادنامه و ساير مكاتبات ممنوع ميباشد.
ماده29ـ نحوه تنظيم صورتجلسات:
كليه صورتجلسات بايد مطابق ماده 158 « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» تنظيم و از نوشتن بين سطور و تراشيدن كلمات، امتناع و ذيل كليه صورتجلسات به امضاء قاضي پرونده ـ با ذكر مشخصات وي ـ و امضاء اشخاص مورد تحقيق برسد.