ماده8 ـ
به منظور برنامهريزي، سياستگذاري و نظارت بر اجراي كامل اين آييننامه، هيأتي به عنوان « هيأت تشخيصدهنده ضرورت نگهداري سوابق اسناد و اوراق پروندههاي قضائي و تبديل آنها به اسناد الكترونيكي و امحاء» كه در اين آييننامه « هيأت تشخيص مركزي» ناميده ميشود، تشكيل خواهد شد.
ماده 9 ـ
اعضاء هيأت تشخيص مركزي عبارتند از:
1ـ رئيس ديوانعالي كشور ( رئيس هيأت )؛
2ـ دادستان كل كشور؛
3ـ وزير دادگستري؛
4ـ معاون حقوقي و توسعه قضائي قوه قضائيه ( دبير هيأت )؛
5 ـ معاون اداري ـ مالي قوه قضائيه؛
6 ـ رئيس سازمان قضائي نيروهاي مسلح؛
7 ـ رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران؛
ماده 10 ـ
به منظور تسهيل و تسريع اجراي اين آييننامه و اجراي وظائف مربوط به هيأت تشخيص مركزي در استانها، هيأتي با عنوان « هيأت تشخيص استاني» با شركت مقامات ذيل در مراكز استان تشكيل ميگردد:
1ـ رئيس كل دادگستري استان يا معاون وي (رئيس هيأت)؛
2ـ دادستاني شهرستان مركزي استان يا معاون وي؛
3ـ نماينده سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي؛
4ـ رئيس اداره اسناد و بايگاني راكد دادگستري استان (به عنوان دبير هيأت)؛
5 ـ رئيس سازمان قضائي نيروهاي مسلح استان يا معاون وي؛
6 ـ مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان يا معاون وي.
ماده 11 ـ
جلسات هيأت تشخيص مركزي و استاني با حضور اكثر اعضاء رسمي و نظر اكثريت حاضر معتبر خواهد بود.
ماده12 ـ
مـديران بايگاني راكد مراجع قضائي و شـبه قضائي پس از وصول پرونده نسـبت به تكميل رديف مخصوص بايگاني راكد در فـرم مشخصات پرونده اقدام مينمايند.
ماده13ـ
رديف مخصوص بايگاني راكد داراي موارد زير ميباشد:
1ـ تاريخ تحويل پرونده به بايگاني راكد؛
2ـ شماره رديف، قفسه و سالن بايگاني؛
3ـ تاريخ و شماره ارسال به مرجع درخواستكننده؛
4ـ تاريخ و شماره بازگشت از مرجع درخواستكننده؛
5 ـ تاريخ انقضاء مدت نگهداري؛
6 ـ تاريخ تعيين تكليف نهايي؛
7 ـ نام و نامخانوادگي مسؤول بايگاني راكد؛
ماده 14 ـ
هيأت تشخيص استان وظيفه آموزش و نظارت كامل بر عملكرد واحدهاي قضائي و شبه قضائي و كارشناسان منتخب آنها منطبق با مفاد اين آييننامه و دستورالعمل آن و دستورهاي هيأت تشخيص مركزي بر عهده خواهد داشت.
ماده 15 ـ
تشخيص نهايي ضروري و آرشيوي بودن پروندههاي قضائي به عهده هيأت تشخيص مركزي و با هماهنگي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي است. اين هيأت ضوابط و معيارهاي تشخيص پروندههاي ضروري و مهم و ملي را طي دستورالعملي مشخص، به مراجع قضائي اعلام خواهد نمود.