ماده 1 ـ
پرونده قضائي: پرونده قضائي مذكور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي كشور كه در اين آييننامه « قانون» ناميده ميشود شامل كليه پروندههاي مدني، جزائي و امور حسبي است كه در دادسراها و دادگاههاي عمومي و انقلاب، انتظامي قضات، نظامي، ويژه روحانيت، دادگاه تجديدنظر، محكمه عالي انتظامي قضات، ديوانعالي كشور، ديوان عدالت اداري و سازمان تعزيرات حكومتي رسيدگي و منتهي به اتخاذ تصميم نهايي و صدور رأي گرديده و مختومه شده است.
ماده 2 ـ
اسناد و اوراق پروندههاي قضائي كه نگهداري آنها ضروري ميباشد.
اسناد و اوراق مذكور در قانون شامل احكام، قرارها، تصميمات و دستورهاي قضائي، تحقيقات و معاينات محلي و نيز هرگونه سند، مدرك و صورتجلسات، دفاتر، گزارشها، فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بايگاني راكد و مانند آنهاست كه مورد استناد طرفين پرونده واقع گرديده يا در اتخاذ تصميم توسط مراجع قضائي مؤثر بوده و نگهداري سوابق آنها و تبديل به اسناد الكترونيكي به تشخيص هيأت مذكور در ماده 8 اين آييننامه ضروري باشد.
ماده3ـ
بايگاني قطعي: بايگاني قطعي مورد نظر قانون، همان بايگاني راكد پروندههايي است كه منتهي به صدور حكم يا قرار قطعي گرديده و حسب مورد مختومه شده است. تاريخ مختومه شدن پرونده شروع بايگاني قطعي محسوب ميشود.
پروندههاي قضائي در موارد زير مختومه تلقي و با دستور مقام صالح بايگاني خواهندشد:
1ـ پروندههايي كه منتهي به اجراي كامل حكم شده است.
2ـ پروندههايي كه موضوع آن مشمول مرور زمان گرديده و يا به هر علتي قرار موقوفي اجراي حكم صادر شده است.
3ـ پروندههايي كه منجر به حكم برائت، بيحقي، بطلان دعوي و مانند آن گرديده است.
4ـ پروندههايي كه منجر به صدور قرار نهايي و قطعي گرديده است.
5 ـ پروندههايي كه موضوع آن تأمين دليل يا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانوني لازم.
6 ـ ساير پروندهها به تشخيص هيأت مذكور در ماده 8 اين آييننامه.