وقايع مشروح زير بايد در هر مورد بلافاصله پس از وقوع به طور كامل و بر حسب تاريخ، ساعت، نام بندر يا بنادر با عرض و طول جغرافيايي در دفتر ثبت نفت مقرر در ماده بالا درج شود، گزارش مندرج در دفتر مزبور بايد همان روز توسط افسر يا افسران مسؤول كشتي امضاء و عيناً به گواهي فرمانده كشتي برسد:
الف ـ آبگيري در مخازن به منظور حفظ توازن و همچنين تخليه آن با قيد:
1 ـ نام و يا شماره مخازن مورد نظر بر حسب نقشه گنجايش كشتي.
2 ـ نوع مواد نفتي كه قبلاً در هر كدام از مخازن مذكور بار بوده است.
3 ـ مقدار تقريبي نفت مخلوط با آب در مواقع انتقال آن به مخازن گنداب (با حداكثر ده درصد تقريب).
ب ـ شستشوي مخازن نفت با ذكر:
1 ـ نام و يا شماره مخازن شسته شده.
2 ـ نوع مواد نفتي كه قبلاً در هر كدام از مخازن مذكور بار بوده است.
3 ـ نام يا شماره مخازن گنداب كه آب و نفت مخازن اصلي به آنها منتقل گرديده است (در صورتي كه آب و نفت مزبور به دريا تخليه گردد بايد ذكرگردد).
ج ـ تهنشين شدن آب از نفت در مخازن گنداب و تخليه آب آن به دريا با قيد:
1 ـ نام و يا شماره مخازن گنداب كشتي.
2 ـ دفعات و ساعات تهنشين شدن آب در مخازن گنداب.
3 ـ مقدار آب تهنشين شده كه به دريا تخليه شده است.
4 ـ مقدار تقريبي نفت مانده در مخازن گنداب و نسبت آن به گنجايش كشتي.
د ـ تخليه فضولات نفتي از مخازن گنداب و يا از ساير مخازن يا قسمتهاي ديگر كشتي با ذكر:
1 ـ روش تخليه و محل آن (خواه در ساحل باشد يا دريا).
2 ـ نام و يا شماره مخازن و يا قسمتهاي ديگر.
3 ـ مقدار و نوع مواد نفتي تخليه شده.
ه ـ فرار نفت در اثر بروز حادثه، موارد استثنائي و يا اتفاقي با تعيين:
1 ـ مقدار تقريبي و نوع مواد نفتي با تقريب ده درصد.
2 ـ چگونگي فرار نفت و علت آن.
تبصره 1 ـ
علاوه بر موارد فوق لازم است مراتب زير نيز در مورد كشتيهاي نفتكش در دفتر ثبت نفت قيد گردد:
1 ـ گزارش بارگيري محمولات نفتي.
2 ـ كيفيت انتقال نفت به مخازن مختلف كشتي در اثناء حمل.
3 ـ گزارش بستن يا باز كردن شيرها و ساير دستگاههاي مرتبطكننده مخازن حمل نفت قبل يا بعد از عمليات بارگيري يا تخليه.
4 ـ باز كردن يا بستن شيرهايي كه لولههاي نفت را با آب توازن مرتبط ميسازند.
5 ـ باز كردن يا بستن شيرهاي طرفين كه به آب دريا مرتبط ميشوند در حين بارگيري يا تخليه يا پس از هر يك از اين دو كار.
6 ـ گزارش تخليه محمولات نفتي.
تبصره 2 ـ
ثبت وقايع در دفتر ثبت نفت به يكي از زبانهاي فارسي يا انگليسي يا فرانسه خواهد بود.
تبصره 3 ـ
هر دفتر ثبت نفت تا مدت شش ماه پس از ثبت آخرين واقعه در آن بايد در كشتي نگاهداري شود و پس از آن به سازمان بنادر و كشتيراني ايران ارسال گردد كه حداقل مدت شش سال در آن سازمان نگهداري شود.
تبصره 4 ـ
پاك نمودن هر گونه اشتباه از دفتر ثبت نفت ممنوع است و اشتباه بايد طوري خط زده شود كه خوانا باشد و صحيح آن دوباره نوشتهشود.