در راستاي اجرايي نمودن بند هشتم از سياستهاي كلي قضائي ابلاغي از سوي مقام معظـم رهبري درخصـوص «اصـلاح و تقـويت نظـام نظـارتـي و بـازرسي قـوهقضـائيه بر دستگاههاي اجرايي و قضائي و نهادها» و همچنين با عنايت به قسمت پنجم از بند ب اهداف كلان پنج ساله دوم توسعه قضائي مبني بر «حفظ سلامت كادر قضائي و اداري از طريق بهبود وضع معيشتي آنان و تقويت نظارت و كنترل بر عملكرد و جلوگيري از هرگونه اعمال نفوذ و كار چاق كني» و در جهت رفع بسترهاي فساد و پيشگيري از وقوع جرم در فضاهاي داخلي مجموعه نظام قضائي كشور، ذيلاً دستورالعمل «ساماندهي نظارت بر ترددّ مراجعين و ارتقاء رفتار سازماني در قوهقضائيه» ابلاغ ميگردد. لذا مقتضي است معاونتهاي محترم قوهقضائيه، رئيس محترم مركز حفاظت و اطلاعات كل، رؤساي محترم ديوانعالي و ديوان عدالت اداري، دادستان محترم كل، دادستان انتظامي قضات و خاصه، رؤساي كل محترم دادگستري استانها، دقت نظر لازم را حسب مورد درخصوص اجرا يا نظارت بر اجراي مفاد اين دستورالعمل اعمال نمايند:
(1)
به منظور امكان اعمال نظارت بر افرادي كه در واحد قضائي مربوطه تردد مينمايند، مقتضي است تمامي دفاتر كل به صورت مكانيزه و مجهز به رايانه بوده و تمامي اطلاعات مربوط به اصحاب دعوا و مرتبطين به فوريت در رايانه ثبت گرديده و بر اين اساس، صحت و سقم اظهـارات افراد حاضر در شعب يا دفاتر يا راهروهاي واحد قضائي با مراجعـه به رايانه دفتر كل، مشخص گردد و در همين راستا، نگهبانان ورودي و مسؤولين اطلاعات از ورود كليه افراد فاقد مستندات اعم از احضاريه و.... ممانعت به عمل خواهند آورد (مگر در مواردي كه ذينفع بودن ارباب رجوع توسط دفتر كل يا شعبات ذيربط تأييد شود).
(2)
به موجب ماده 49 قانون آيين دادرسي مدني، «مدير دفتر دادگاه، پس از وصول دادخواست بايد فوري آنرا ثبت كرده، رسيدي مشتمل بر نام خواهان، خوانده، تاريخ تسليم (روز و ماه و سال) با ذكر شماره ثبت به تقديمكننده دادخواست بدهد و در برگ دادخواست، تاريخ تسليم را قيد نمايد». لذا نظر به اينكه عمده دفاتر شعب در حال حاضر، صرفاً در صدور رسيد، به ثبت شماره و تاريخ اكتفاء مينمايند، توجه متصديان مربوطه را به اجراي دقيق و كامل ماده قانوني مذكور جلب نموده و بر برخورد قانوني با متخلفين تأكيد مينمايد. بديهي است دقت در اين امر، خاصه در مواردي كه به فرد، ابلاغ حضوري شده و اخطاريهاي در دست ندارد، امكان كنترل ترددكنندگان در واحد قضائي را ـ با مطالبه رسيد دادخواست از وي و كنترل مشخصات ـ ميسر خواهد نمود. (فرم رسيد دادخواست توسط دفتر تشكيلات و برنامهريزي قوهقضائيه استاندارد و جهت تكثير ابلاغ ميشود).
(3)
از هرگونه جابجايي بي مورد مديران دفاتر پرهيز گرديده و در قبال آن با برنامه زمانبنديشده، نسبت به جابجايي دورهاي مديران دفاتر و كاركنان شعب در جهت پيشگيري از وقوع جرم اقدام گردد. همچنين هرگونه جابجايي مديران دفاتر به اطلاع حفاظت اطلاعات رسيده، پس از كنترل دقيق اسناد و پروندههاي شعبه مربوط و صورتجلسه تحويل و تحول پرونده و اسناد مربوطه، به صورت دقيق تنظيم و به امضاي هردو مدير دفتر برسد. همچنين درخصوص تعيين تكليف پروندههايي كه احياناً مفقود يا ناقص گرديده است، اقدام لازم صورت پذيرفته و به مقامات ذيصلاح گزارش گردد.
(4)
خارج كردن پروندهها از شعب دادسراها و دادگاهها، حتي توسط قضات ممنوع بوده و در صورت ضرورت، با برگ شماري و تهيه بدل و تسليم رسيد به مسؤول مربوط امكانپذير خواهد بود ليكن خروج پروندههاي مهمّه ملي و بينالمللي ـ كه براي دادرسان آنها ابلاغ ويژه صادر ميگردد ـ، از شعبه رسيدگي كننده مطلقاً ممنوع بوده و لازم است مكان مناسب مورد تأييد حفاظت و اطلاعات، جهت استقرار دادرس و همكاران وي پيشبيني شود.
(5)
بهطوركلي ملاقاتهاي شخصي قضات و كاركنان محاكم دادگستري در ساعات اداري با هماهنگي قبلي نگهباني و اخذ كارت شناسايي معتبر از مراجعه كننده، به شعبه مربوط ميسر خواهد شد. همچنين در صورت وجود فرم تردد (كه از سوي دفتر تشكيلات و برنامهريزي تهيه خواهد گرديد) صرفاً با رؤيت كارت شناسايي و انتقال اطلاعات آن بر روي فرم و تحويل فرم اكتفا خواهد گرديد. بديهي است اينگونه مراجعه كنندگان، تنها با تحويل فرم تأييد شده توسط فرد مراجعه شونده، امكان خروج از واحد قضائي را خواهند داشت.
(6)
رؤساي كل دادگستريها و رؤساي واحدهاي قضائي موظفند در بازديدهاي بدون اطلاع قبلي از مجموعة تحت مديريت خود، اعم از دفاتر شعب و معابر داخلي و محوطه و تعامل مستقيم با مراجعه كنندگان به واحد قضائي، حسب مورد اطلاعاتي از قبيل: دليل مراجعه ايشان، تعداد دفعات مراجعه، علت اطاله دادرسي احتمالي، ديدگاه ايشان نسبت بهنحوه رسيدگي، نوع رفتار دادرس و متصديان دفتر شعب و... را كسب نمايند و تصميمات فوري در جهت رفع مشكل، حسب مورد اتخاذ نمايند.
(7)
به موجب نظامنامه تخلفات انتظامي قضات و ماده8 قانون رسيدگي به تخلفات اداري كه «ترك خدمت در خلال ساعات اداري» را جزو تخلفات كاركنان، احصاء نمودهاست، ضروري است هرگونه خروج از واحد قضائي در ساعات اداري صرفاً با هماهنگي مقام بالاتر و اخذ مجوز (مرخصي ساعتي) صورت پذيرد.
(8)
نظارت و ساماندهي امور نگهباني در تمامي واحدهاي قضائي برعهده حفاظت و اطلاعات ميباشد. مسؤولين واحدهاي حفاظت و اطلاعات موظفند ضمن نظارت بر نگهبانان و تردّد افراد به واحد قضائي مربوط، از ورود افراد متفرقه و فاقد مستندات لازم جهت مراجعه به واحد قضائي در موارد مشكوك، ممانعت نمايند.
(9)
مسؤولين واحدهاي حفاظت و اطلاعات موظفند، حسب مورد با ايجاد راهكارهاي مقتضي، اعم از: استقرار دفتر، صندوق پستي، پست الكترونيك و... امكان ارتباط سهمالوصول مراجعين با آن واحد را فراهم نمايند.
(10)
در جهت جلوگيري از آمد و شد افراد مرتبط با پروندهها به ديوانعالي كشـور (به ويژه پروندههاي مربوط به شعبات تشخيص)، مقتضي است با اعلام شماره نمابر و تلفن از سوي اداره دفتر آن ديوان، امكان پاسخگوئي تلفني به افراد ذينفع ميسر گردد. رعايت توصيههاي حفاظتي در اين خصوص الزامي است.
(11)
مقتضي است در ورودي تمامي ساختمانهاي قوهقضائيه خاصه ديوانعالي كشور و ديوان عدالت اداري، با رعايت اولويت و در جهت تأمين امنيت با حفظ كرامت اشخاص، دستگاه «گيت» نصب گرديده و افراد ملزم به عبور از آن شوند. همچنين با نصب تابلوهايي درخصوص معرفي ملزوماتي كه به همراه داشتن آنها در ورود به واحدهاي قضائي ممنوع ميباشد و همچنين تابلوي «ممنوعيت ورود اشخاص فاقد سمت در پرونده» از بروز حوادث پيشگيري گردد.
(12)
ضروري است در ورودي واحدهاي قضائي و محلهاي تردد مراجعين، سيستم دوربين مداربسته برقرار و نمايشگرهاي مربوطه نيز در دفتر رئيس حوزه قضائي مستقر گردد.
(13)
ضروري است از ورود دستگاههاي مربوط به ضبط تصوير (اعم از: تلفنهاي همراه) و صوت (اعم از: دستگاههاي خبرنگاري و غيره)، به واحدهاي قضائي جلوگيري نموده و اين امر در موارد ضروري صرفاً با هماهنگي رئيس حوزه قضائي امكانپذير خواهدبود.
(14)
مقتضي است قضات و كارمندان محترم، حتيالامكان در ساعات اداري از مكالمه با تلفن همراه خودداري نموده و دستگاههاي مربوط را در حين دادرسي و تحقيقات قضائي خاموش نمايند.
(15)
به مديران و قضات و كارمندان قوهقضائيه تأكيد ميشود از پذيرش اشخاصي كه خود را منتسب به نهادهاي امنيتي و يا مقامات كشوري و قضائي ميكنند، امتناع و پس از احراز هويت آنان چنانچه سوء استفاده و يا جعل عنوان و كذب ادعاي آنها محرز شود، جهت بررسي و عند اللزوم تعقيب قانوني به واحدهاي حفاظت و اطلاعات قوهقضائيه و دادسرا معرفي شوند.
(16)
اجراي دقيق دستورالعملهاي حفاظتي تدوين شده از سوي مركز حفاظت و اطلاعات كل قوهقضائيه به شرح ذيل ضروري ميباشد:
الف: رفع نواقص و مختصات فيزيكي محاكم اعم از: امكان نفوذ غيرمجاز به بخشهاي مختلف ساختمانهاي واحدهاي قضائي در ساعات اداري و غيراداري از سوي افراد فاقد صلاحيت و همچنين امكان استنساخ از اسناد و مدارك و سرقت آنها يا معدوم نمودن يا امكان آتشسوزي عمدي و امثالهم.
ب: استقرار دفاتر، اسناد، مدارك، پروندهها، رايانهها و ملزومات مربوطه در محل مناسب، دور از دسترسي افراد فاقد صلاحيت.
ج: تحويل فوري «ملزومات و مكشوفات مرتبط با پرونده» به انبار واحد قضائي و ساماندهي امر تحويل و تحول و ورود و خروج آنها از انبار و همچنين دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روي هريك از لوازم انتقالي به انبار.
د: رعايت دقيق آييننامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و نحوه تعيين طبقهبندي اسناد طبقهبندي شده (مصوب سال 1354) با عنايت به تعامل انواع مرتبطين با محاكم اعم از «سربازان، ضابطين، نيروهاي شركتي، محققين، وكلا، كارآموزان و ارباب دعوا» و دقت در صلاحيت هريك از ايشان در دسترسي به اسناد و پروندهها با رعايت شأن مشاراليهم و طبقهبندي حفاظتي هر پرونده و سند.
تبصره: شوراي حفاظت و اطلاعات استان كه به رياست رئيس كل دادگستري استان و عضويت اعضاي شوراي قضائي استان تشكيل ميگردد، نظارت لازم را بر اجراي مفاد اين ماده به عمل خواهد آورد. دبير اين شورا، رئيس حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان ميباشد.
(17)
با عنايت به ماده 188 قانون آيين دادرسي كيفري و بند 11 از ماده 8 قانون رسيدگي به تخلفات اداري، افشاي اسرار و تصميمهاي پروندههاي قضائي در روند قبل و بعد از رسيدگي (و قبل از ابلاغ دادنامه)، از سوي قضات و كارمندان مرتبط، ممنوع ميباشد.
(18)
ضروري است كليه كاركنان دستگاه قضائي از هرگونه مصاحبه با رسانهها درخصوص پروندههاي قضائي و يا اظهارنظري كه شائبه اعلام موضع از سوي دستگاه قضائي را ايجاد نمايد، پرهيز نمايند و در مواقع ضروري طبق آييننامه مربوطه صرفاً با هماهنگي معاونين رئيس قوهقضائيه و يا رؤساي كل دادگستريها حسب مورد مبادرت ورزند.
(19)
با توجه به آثار سوء و غيرقابل جبران تخلفات احتمالي كاركنان، هيأتهاي بدوي و تجديدنظر رسيدگي به تخلفات كارمندان (مستقر در دستگاه قضائي)، مجاز به اعمال تخفيف يا اغماض نسبت به متخلفين از مفاد اين دستورالعمل نميباشند.
(20)
به موجب بند 15 از ماده 8 قانون تخلفات اداري و مواد 2 و 3 و4 نظامنامه تقصيرات انتظامي قضات، سهلانگاري رؤساي محاكم و دادستانها و مديران در عدم ارائه گزارش تخلفات كارمندان تحت امر، تخلف محسوب ميشود. لذا توجه رؤساي محترم واحدهاي قضائي و اداري را به اين امر و همچنين ضرورت توجيه كارمندان تحت امر و گوشزد نمودن تكليف قانوني بهايشان، مبني بر ضرورت ارائه گزارش تخلفات، جلب مينمايد.
(21)
ضروري است با ممانعت از حضور عريضهنويسان در اطراف واحدهاي قضائي و ساماندهي و كنترل آنها، نسبت به صدور مجوز فعاليت براي ايشان از سوي رؤساي واحدهاي قضائي (مديريت واحد ارشاد و معاضدت قضائي) اقدام گردد.
(22)
مقتضي است روابط عمومي دادگستريهاي كل استانها و سازمانهاي وابسته با برقراري تعامل مستمر با رؤساي واحدهاي قضائي و رسانهها (خاصه صدا و سيما) به نحوي اقدام نمايند كه «محوريت پاسخگويي و تكريم ارباب رجوع و عدالت محوري در دستگاه قضائي» مورد تأكيد قرار گرفته و از طريق برگزاري همايشها و مصاحبه با صاحبنظران داخل و خارج از دستگاه قضائي، پيشرفتهاي صورت گرفته و خدمات انجام شده در سالهاي اخير در نظام قضائي كشور معرفي گردد. همچنين زمينه تشويق و تشهير كاركناني كه حسن خلق و تكريم و پاسخگويي مناسب به ارباب رجوع را سرلوحه رفتار خود قرار داده و به هر نحو در جهت پيشرفت قوهقضائيه تلاش ميكنند را، فراهم نمايند.
(23)
معاونت آموزش قوهقضائيه موظف است با هماهنگي مركز حفاظت و اطلاعات كل قوهقضائيه و اداره كل روابط عمومي قوهقضائيه، كميسيوني را تشكيل و اقدام به تهيه، تدوين و نشر اقلام تبليغاتي اعم از تابلو، بروشور، پلاكارد و... در جهت توجيه كاركنان و مراجعين نسبت به سوء جريانات و پيشگيري از وقوع جرم نمايد.
مسؤوليت اجراي اين دستورالعمل بر عهده مسؤولين كليه واحدهاي قضائي و اداري اعم از ستاد و استانها و همچنين رؤساي سازمانهاي وابسته قوهقضائيه ميباشد.
«مركز حفاظت و اطلاعات قوهقضائيه» و «دفتر پيگيري طرحها و برنامهها و هماهنگي امور استانها و سازمانهاي وابسته» موظفند از تاريخ لازمالاجراء شدن اين دستورالعمل، ماهانه گزارش كاملي از روند اجرايي آن در تمامي حوزههاي قضائي و ستادي قوهقضائيه اعلام نمايند.