ماده 8 ـ
به منظور برنامهريزي، سياستگذاري و نظارت بر اجراي كامل اين آييننامه، هيأتي به عنوان « هيأت تشخيصدهنده ضرورت نگهداري سوابق اسناد و اوراق پروندههاي قضايي و تبديل آنها به اسناد الكترونيكي و امحا» كه در اين آييننامه « هيأت تشخيص مركزي» ناميده ميشود تشكيل خواهد شد.
تبصره ـ مصوبات اين هيأت پس از تنفيذ رئيس قوه قضائيه لازمالاجرا خواهدبود.
ماده 9ـ
اعضاي هيأت تشخيص مركزي عبارتند از:
1ـ رئيس ديوان عالي كشور؛ (رئيس هيأت)
2ـ دادستان كل كشور؛
3ـ وزير دادگستري؛
4ـ معاون حقوقي و توسعه قضايي قوه قضاييه؛ (دبير هيأت)
5 ـ معاون اداري و مالي قوه قضاييه؛
6 ـ رئيس سازمان قضايي نيروهاي مسلح؛
7ـ رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران.
تبصره ـ دعوت از ساير مسؤولان و صاحبنظران جهت شركت در جلسه و مشاوره با موافقت اكثر اعضاي هيأت بلامانع است.
ماده 10ـ
به منظـور تسهيـل و تسريع اجراي اين آييننامه و اجراي وظـايف مربوط به هيأت تشخيص مركزي و در استانها، هيأتي با عنوان « هيأت تشخيص استاني» با شركت مقامات ذيل در مراكز استان تشكيل ميگردد:
1ـ رئيس كل دادگستري استان؛ (رئيس هيأت)
2ـ دادستان شهرستان مركز استان؛
3ـ نماينده سازمان اسناد و كتابخانههاي جمهوري اسلامي؛
4ـ رئيس اداره اسناد و بايگاني راكد دادگستري استان؛ (به عنوان دبير هيأت)
5 ـ رئيس سازمان قضايي نيروهاي مسلح استان؛
6 ـ مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان.
تبصره ـ دعوت از ساير مسؤولان و صاحبنظران جهت شركت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
ماده 11ـ
جلسات هيأت تشخيص مركزي و استاني با حضور اكثر اعضاء رسمي و نظر اكثريت حاضر معتبر خواهدبود.
ماده 12ـ
مديران بايگاني راكد مراجع قضايي، حداقل يك ماه قبل از اتمام موعد سي سال مقرر در قانون، به ترتيب تاريخ ورود، پرونده را به اتفاق كارشناسان اداره اسناد و بايگاني راكد بررسي نموده مطابق مقررات اين آييننامه و دستورالعملهاي هيأت تشخيص مركزي اوراق و اسنادي كه نگهداري آنها ضروري است مشخص نموده سپس مشخصات اين اوراق و اسناد را در « فرم مخصوص بايگاني راكد» درج و پس از تأييد رئيس حوزه قضايي يا مسؤولان مراجع قضايي ديگر يا جانشين آنها به پيوست فرم مشخصات پرونده و در صورتنياز و تشخيص مسؤولان قضايي مذكور در بالا همراه اصل پرونده به هيأت تشخيص استان ارسال نمايند.
تبصره ـ فرم مخصوص بايگاني راكد كه بايد توسط اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه تهيه شود در چهار نسخه تنظيم خواهدشد كه يك نسخه آن در سوابق بايگاني راكد حفظ و بقيه به هيأت تشخيص استان ارسال ميشود.
ماده 13ـ
فرم مخصوص بايگاني راكد بايد حاوي نكات زير باشد:
1ـ شماره برگ اسناد و اوراق ضروري؛ (مطابق برگ شماري نهايي پرونده)
2ـ عنوان اسناد و اوراق مذكور؛ (رأي، صورتمجلس و غيره)
3ـ كد بايگاني راكد پرونده؛
4ـ مدتي كه از بايگاني قطعي شدن پرونده (مختومه شدن) ميگذرد؛
5 ـ آدرس و محل بايگاني راكد؛
6 ـ قيد مهم و ملي بودن يا نبودن پرونده مطابق مقررات اين آييننامه و دستورالعملهاي هيأت تشخيص مركزي و ساير شرايط با درج جهات آن؛
7ـ ساير مشخصات ضروري و ملاحظات؛
فرم مذكور بايد به امضاي تنظيمكننده، مسؤول بايگاني راكد و مسؤول مرجع قضايي يا جانشين وي برسد.
تبصره ـ بايگاني راكد به تدريج حداكثر هر شش ماه يك بار بايد فرم اسناد و اوراق مزبور را تنظيم و به هيأت تشخيص استان ارسال نمايد.
ماده 14ـ
هيأت تشخيص استان پس از وصول فرم مخصوص بايگاني راكد و پيوستهاي آن (فرم مشخصات پرونده و در صورت نياز اصل پرونده يا تصوير اسناد و اوراق مذكور) بايد با بررسي دقيق فرم مذكور و در صورت نياز محتويات پرونده و با رعايت مقررات قانون و اين آييننامه و دستورالعملهاي هيأت تشخيص مركزي ظرف شش ماه نظر هيأت را مبني بر ضرورت نگهداري اسناد و اوراق پرونده و تبديل آن به سند الكترونيكي و امحاء اعلام نمايد. هيأت مذكور ميتواند جهت تسهيل، تسريع و دقت در اجراي آييننامه در محـل بايگاني راكد حاضـر و اقدام به بررسي نمايد يا حداقل دو نفر از اعضـاي هيـأت به تشخيص اكثر اعضاء به منظور فوق به محل اعزام شوند.
تبصره1ـ در صورت ترديد به ضرورت نگهداري سابقه اسناد و اوراق پرونده قضايي يا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداري سابقه و تبديل به اسناد الكترونيكي است.
تبصره2ـ در صورت ابهام و بروز موارد استثنايي كه قابل تطبيق با مقررات قانون و آييننامه نباشد نظر هيأت تشخيص مركزي استعلام خواهدشد.
ماده 15ـ
تشخيص نهايي مهم، ملي و آرشيوي بودن پروندههاي قضايي به عهده هيأت تشخيص مركزي و با هماهنگي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي است. اين هيأت ضوابط و معيارهاي تشخيص پروندههاي مهم و ملي را طي دستورالعملي مشخص، به مراجع قضايي اعلام خواهدنمود.
فرم مشخصات پروندههاي مذكور در اين ماده پس از اعلام مسؤول بايگاني راكد و تأييد رئيس مرجع قضايي و با اطلاع هيأت تشخيص استان جهت اقدامات بعدي به هيأت تشخيص مركزي ارسال خواهدشد.
تبصره ـ هزينههاي تشخيص، حفظ، بايگاني، انتقال و الكترونيكي نمودن پروندههاي موضوع اين آييننامه به عهده سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران است.