ماده 1ـ
پرونده قضايي: پرونده قضايي مذكور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي كشور كه در اين آييننامه « قانون» ناميده ميشود شامل كليه پروندههاي مدني، جزايي و امور حسبي است كه در دادسراها و دادگاههاي عمومي و انقلاب، انتظامي قضات، نظامي، ويژه روحانيت، دادگاه تجديدنظر، محكمه عالي انتظامي قضات، ديوان عالي كشور، ديوان عدالت اداري و سازمان تعزيرات حكومتي رسيدگي و منتهي به اتخاذ تصميم نهايي و صدور رأي گرديده و مختومه شده است.
تبصره ـ پروندههاي شـوراهاي حل اخـتلاف نيز مشمول مقررات اين آييننامه خواهدبود.
ماده 2ـ
اسناد و اوراق پروندههاي قضايي كه نگهداري آنها ضروري ميباشد.
اسناد و اوراق مذكور در قانون شامل احكام، قرارها، تصميمات و دستورات قضايي، تحقيقات و معاينات محلي و نيز هرگونه سند، مدرك و صورتجلسات، دفاتر، گزارشها فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بايگاني راكد و مانند آنهاست كه مورد استناد طرفين پرونده واقع گرديده يا در اتخاذ تصميم توسط مراجع قضايي مؤثر بوده و نگهداري سوابق آنها و تبديل به اسناد الكترونيكي به تشخيص هيأت مذكور در ماده8، اين آييننامه ضروري باشد.
تبصره ـ علاوه بر موارد فوق هيأت مزبور ميتواند با توجه به نوع، اهميت دعوي يا شكايت، خواسته، خواهان، عنوان جرم، طرفين پرونده، زمان و مكان رسيدگي، ارزش قضايي و مانند آنها، نگهداري سوابق اوراق و اسناد پرونده قضايي و تبديل آن به سند الكترونيكي را ضروري تشخيص دهد.
ماده 3ـ
بايگاني قطعي: بايگاني قطعي موردنظر قانون همان بايگاني راكد پروندههائي است كه منتهي به صدور حكم يا قرار قطعي گرديده و حسب مورد مختومه شده است، تاريخ مختومه شدن پرونده شروع بايگاني قطعي محسوب ميشود.
پروندههاي قضايي در موارد زير مختومه تلقي و با دستور مقام قضايي صالح بايگاني خواهندشد:
1ـ پروندههايي كه منتهي به اجراي كامل حكم شده است؛
2ـ پروندههايي كه موضوع آن مشمول مرور زمان گرديده و يا به هر علتي قرار موقوفي اجراي حكم صادر شده است؛
3ـ پروندههاييكه منجر به حكم برائت، بيحقي، بطلان دعوي و مانند آنگرديده است؛
4ـ پروندههايي كه منجر به صدور قرار نهايي و قطعي گرديده است؛
5 ـ پروندههاييكه موضوع آن تأمين دليل يا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانوني لازم؛
6 ـ ساير پروندهها به تشخيص هيأت مذكور در ماده8، اين آييننامه.