ماده 18ـ
شرايط ملاحظه پروندههاي قضائي توسط وكلا، كارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پروندههاي قضائي توسط وكلاء ، كارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرايط ذيل و رعايت تبصره ماده 128 (1) و ماده 190 (2) « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» امكانپذير است:
1/18ـ تقاضاي كتبي متقاضي بايد به نظر قاضي برسد و با دستور كتبي وي باشد.
2/18ـ هويت و سمت متقاضي قبلاً احراز شده باشد.
3/18ـ پرونده برگ شماري شده باشد.
4/18ـ ملاحظه پرونده در حضور قاضي يا مدير دفتر يا اعضاي دفتري صورت پذيرد.
5/18ـ در خاتمه ملاحظه، گواهي خاتمه دسترسي تكميل و ضميمة پرونده شود.
6/18ـ تحويلدهنده از اعاده پرونده با تمامي اوراق و ادله و مدارك تحويلي اطمينان حاصل نمايد و ذيل گواهي خاتمه دسترسي را تائيد كند.
تبصره: پروندههايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا يا كارشناس يا وكيل پرونده بنا به تشخيص قاضي پرونده ضروري باشد در ذيل گواهي خاتمه دسترسي، ملاحظه اسناد مذكور درج شود.
ماده 19ـ
شرايط اخذ رونوشت اوراق پروندههاي قضايي:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورتجلسههاي آن بايد با رعايت مقررات قانوني از سوي طرفين پرونده و زيرنظر مستقيم مدير دفتر، پس از احراز هويت متقاضي صورت گيرد و پس از تحويل رونوشت اوراق ذيل درخواست متقاضي از وي رسيد گرفته شود.
ماده 20ـ
موارد ممنوعيت ارائه رونوشت:
1/20ـ ارائه تصوير و يا رونوشت اسناد و مداركي كه نسبت به آنها ادعاي جعليت شده مادام كه به موجب حكم قطعي نسبت به آنها تعيين تكليف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه كه در اينصورت در حاشيه آن بايد تصريح شود كه نسبت به اين سند ادعاي جعليت شدهاست. (1)
2/20ـ ارائه تصوير يا رونوشت اسناد سري و محرمانه دولتي و يا اسناد و مداركي كه در آن مسائل اخلاقي و اسرار خصوصي اشخاص ذكر شدهاست و يا برخلاف عفت عمومي است و يا پرونده در مرحله تحقيقات مقدماتي باشد ممنوع است.
3/20ـ ارائه رونوشت يا تصوير دادنامه پيش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
ماده 21ـ
ممنوعيت انتشار و افشاي جريان رسيدگي و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:
مطابق مواد 103(2) و 128 و تبصره آن(3) و 188(4) و 225(5) قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده، حضور اشخاص غيرمجاز، انتشار و افشاي جريان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غيرعلني دادگاه و تحقيقات مقدماتي، مصاحبه و اظهار عقيده درخصوص برائت يا مجرميت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پروندههاي قضايي درحضور اشخاصي فاقد سمت و صلاحيت در محلكار و خارج از محلكار ممنوع است.
ماده 22ـ
حفاظت از سوابق محكومان:
1/22ـ هنگام معرفي متهمان به زندان بايد از فرمهاي مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/1(1) مورخه 17/2/1380 ابلاغ شده از سوي رئيس قوه قضائيه به همراه زنداني يا دادنامه قطعي يا غيرقطعي ارسال شود و در صورت محكوميت قطعي به حبس يا محروميت از حقوق اجتماعي يا حد، حداكثر ظرف يك ماه مراتب پس از تكميل فرم مربوط به اداره سجل قضايي ارسال شود. همچنين مطابق بخشنامه شماره 1353/79/1(2) مورخه 7/2/1379 ابلاغي رئيس قوه قضائيه نسخهاي از كلية احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرايي كشور به سازمان بازرسي كل كشور ارسال گردد.
2/22ـ كلية شعب بايد داراي دفتر مخصوص ثبت اسامي زندانيان باشند و نيز كليه پروندههاي زندانيدار بايد داراي برچسب و علامت زندانيدار باشد.
3/22ـ قضات اجراي احكام يا قضات دادگاه رسيدگيكننده به پرونده در صورت اعزام و يا دستور آزادي متهم يا محكوم عليه بايد از انتقال يا آزادي متهم يا محكومعليه كتباً اطمينان حاصل كنند.
ماده 23ـ
شرايط واگذاري اسناد و اطلاعات پروندههاي قضايي به سازمانها و مؤسسات دولتي:
ارائه هرگـونه اطلاعـات و اسناد پروندههاي قضايـي به سازمانهـا و مؤسسـات دولتي بهاستثناي مواردي كه قانون مشخص نموده، ممنوع است.
ماده 24ـ
شرايط واگذاري پروندههاي قضايي براي انجام تحقيقات به ضابطان:
1/24ـ ارسال اصل اسناد و مدارك پروندههاي قضايي به مراجع انتظامي و ساير ضابطان ممنوع است و در مواردي كه بدون ملاحظه اسناد و مدارك انجام وظيفه براي ضابطان مقدور نباشد بايد بدل پرونده تهيه و به مرجع مزبور تحويل شود و پرونده در وقت نظارت قرارگيرد.
2/24ـ بدل پرونده توسط مدير دفتر يا جانشين وي با تهية كپي از تمام صفحات يا اوراق مهم پرونده صورت ميگيرد.
ماده 25ـ
اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:
1/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي، مديران دفاتر بايد آن را برگشماري نموده پس از تهيه بدل، طي مكاتبهاي كه حاوي تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشاني كامل و صحيح فرستنده و گيرنده آن را لاك و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مكاتبه نيز به عنوان سابقه نگهداري شود.
2/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي و نظارتي بايد به نحوي اقدام شود كه موجبات اطاله دادرسي و يا بلاتكليفي زنداني را فراهم نسازد.
3/25ـ در زمان ارسال كليه پروندههاي حساس و مهم پس از تهيه بدل پرونده بايد از پلمپهاي يكبار مصرف كه داراي شماره سريال و عنوان دستگاه در روي آن درج شدهباشد، استفاده و توسط پيك ارسال شود.
4/25ـ ارسال اشياي حجيم بايد درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق ساير لفافها بستهبندي شود.
5/25ـ درصورت هرگونه تغيير و يا دستكاري، بيدرنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
ماده 26ـ
خروج پرونده از اتاق بايگاني:
كلية پروندههاي قضايـي بايد داراي كارتكس جايگزين باشد و درصورتـي كه پرونده به هر دليلي از اتاق بايگاني خارج شود مسؤول بايگاني موظف است كارتكس مذكور را تكميل و جايگزين پرونده مربوط سازد.
ماده 27ـ
نظارت بر ارسال پرونده از طريق سيستم پستي:
پروندههايي كه از طريق پُست (ترجيحاً پست قضايي) ارسال ميشود، بايد با تمهيدات حفاظتي متمايز نسبت به ساير محمولههاي پستي صورت گيرد و از سوي حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبهاي نسبت به روند ارسال و مراسلات مذكور صورت پذيرد.
ماده 28ـ
ارسال پرونده به ماشيننويسي:
ارسال پرونده به ماشيننويسي به منظور تايپ دادنامه و ساير مكاتبات ممنوع ميباشد.
ماده 29ـ
نحوه تنظيم صورتجلسات:
كليه صورتجلسات بايد مطابق ماده 158(1) « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» تنظيم و از نوشتن بين سطور و تراشيدن كلمات، امتناع و ذيل كليه صورتجلسات به امضاي قاضي پرونده ـ با ذكر مشخصات وي ـ و امضاي اشخاص مورد تحقيق برسد.