ماده 1ـ
دفترهاي مورد استفاده در شعب:
كليه مراجع قضايي مطابق مقررات مربوط بايد داراي دفاتر گوناگون ازجمله دفتر ثبت عرايض، دفتر ثبت لوايح، دفتر انديكاتور، دفتر اوقات، دفتر اموال مرتبط با پرونده، دفتر ارسال و مراسلات، دفتر مخصوص زندان و بازداشتيها باشند و به ترتيب شماره و تاريخ، اقدام كنند و تا آخرين صفحه سفيد آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلمخوردگي، محو، الحاق يا كشيدن ورق يا سياه كردن اوراق خودداري ورزند.
تبصره ـ در صورتيكه هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهي رخ دهد با خط نازكي در هامش آن، مطلب صحيح را درج و از محو كردن اشتباه به وسيله لاك و غيره خودداري شود.
ماده 2ـ
ثبت پرونده:
با وصول پرونده، بايگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست يا ثبت درخواست ثبت كند و براي اقدام قانوني به نظر مدير دفتر برساند. پس از صدور دستور قانوني از سوي شعبه و يا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعيين وقت براي بايگاني به بايگان تسليم شود. بايگان با توجه به كلاسه پرونده و سال بايد پرونده را بايگاني كند.
ماده 3ـ
ارائه رسيد:
پس از وصول دادخواست اعم از نخستين، تجديدنظر و فرجام يا درخواست تجديدنظر، مدير دفتر يا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پيوست رسيد بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پيوست كند.
همچنين مدير دفتر يا جانشين وي بايد كليه اصول اسناد و لوايح و گزارشهاي رسيده را پس از ملاحظه قاضي و اخذ دستور، فوراً با رعايت ترتيب از حيث تاريخ ورود در دفتري كه براي ثبت آنها معين است، ثبت و رسيدي كه مشتمل بر شماره ثبت، تاريخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسليمكننده بدهد.
ماده 4ـ
برگشماري پرونده:
كليه اوراق و اسناد و لوايح و گزارشها بايد پس از ثبت، از سوي بايگان برگشماري شود و شماره آن در ظهر هر برگ قيد و با درج مشخصات به امضاي وي برسد. اوراق مذكور بايد به ترتيب شماره و تاريخ وصول با نظم و تربيت به پرونده الصاق شود.
ماده 5 ـ
حفاظت از اسناد و مدارك مورد ادعاي جعل و اوراق متعلق به متهم:
درصورت وجود اسناد مورد ادعاي جعل و اوراق و نوشتههاي متعلق به متهم كه از محل بازرسي بدست آمده است، بايد پس از دستور كتبي قاضي پرونده تا تعيين تكليف نهايي و صدور حكم قطعي به صورت لاك و مهر شده در گاوصندوق نگهداري و مراتب اين موضوع در پرونده درج شود.
ماده 6 ـ
نحوه تنظيم صورتمجلس آلات و ادوات مرتبط با پروندههاي قضايي:
تا تعيين تكليف اشياء و اموال مرتبط با پروندههاي قضايي از سوي مقام قضايي، بايد پس از درج شماره كلاسه بر اشياء و اموال فوق، صورتمجلسي در دو نسخه متضمن مشخصات هريك از اموال و اشياء برحسب نوع، تعداد، ميزان، اندازه، شماره سريال و محل نگهداري مطابق فرم پيوست تنظيم، يك نسخه پيوست پرونده و نسخه ديگر به انباردار يا مسؤول نگهداري تحويل شود.
مسؤول انبار يا تحويلگيرنده نيز موظف است مطابق صورت مجلس تنظيمي (فرم پيوست) يك نسخه از برگ انبار را به تحويلدهنده و يك نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.
ماده 7ـ
حفاظت از اسناد سري و محرمانه دولتي:
درصورتيكه پرونده قضايي حاوي اسناد سري و محرمانه دولتي باشد تا زمانيكه اسناد فوق، ضميمه پرونده است طبقهبندي آن پرونده، بالاترين طبقهبندي سند محسوب شده و بايد مطابق آييننامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقهبندي شده نگهداري شود و هرگونه اقدامي نسبت به اسناد مذكور از جمله ارسال و مراسلات نيز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذيرد.
ماده 8 ـ
شرايط و نحوه نگهداري قبوض (اعم از سپرده، جزاي نقدي و. . .)
قبوض سپرده و ساير قبوض بايد نام و نامخانوادگي ذينفع، شماره كلاسه پرونده و شعبه رسيدگيكننده بدون هرگونه قلمخوردگي و لاكگرفتگي توسط مدير دفتر درج و ضمن تنظيم صورت جلسه در پرونده نگهداري شود.
ماده 9ـ
محل نگهداري دفترها و پروندهها:
محل نگهداري اسناد و اوراق پروندههاي قضايي بايد مطابق ماده 16(1) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقاي رفتار سازماني در قوه قضائيه» ابلاغي از سوي رئيس قوه قضائيه باشد.
ماده 10ـ
نحوه نگهداري پروندهها:
پروندهها بايد در فايلها و كمدهاي داراي قفل مطمئن نگهداري شود و امكان دسترسي مراجعان به آن ميسر نباشد و در پايان كار اداري بايد در كمدها و فايلها قفل شود. از تكثير كليد و يا واگذاري آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقودشدن هر يك از كليدها، قفل آن بيدرنگ تعويض گردد.
ماده 11ـ
قرار دادن پرونده در رديف:
بايگان موظف است پس از انجام دستور قضايي و يا انجام تكاليف قانوني، بلافاصله هر پرونده را در جاي مخصوص به خود ضبط و اكيداً از قرار دادن آنها بر روي ميز خودداري نمايد.
ماده 12ـ
شرايط خروج پرونده:
خارج كردن پرونده از بايگاني و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه بايد مطابق ماده4 (1) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» صورت گيرد.
ماده 13ـ
حفاظت از پروندههاي حساس و مهم:
كليه شعبي كه به پروندههاي حساس و مهم رسيدگي ميكنند بنا به تشخيص قاضي پرونده يا مراجع نظارتي بايد با هماهنگي حفاظت و اطلاعات تدابير حفاظتي بيشتري لحاظ نمايند و پروندههاي مذكور هم در شعبه و هم در بايگاني راكد بايد در فايلها يا صندوقهاي رمزدار نگهداري شود.
ماده 14ـ
كنترل پروندهها هنگام جابجايي مديران دفاتر شعب:
درصورت تغيير محل خدمت مديران شعب مطابق ماده3 (2) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» عمل شود.
ماده 15ـ
نحوه ارسال پروندههاي مختومه به بايگاني راكد:
پس از اتمام كليه مراحل دادرسي و رسيدگي در شعبه مربوط و حصول اطمينان از اينكه هيـچگونه اقدام ديگري از جمـله ابلاغ دادنامه به اصحـاب دعـوا، عدم ابلاغ رفع ممنوعالخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محكوميت كيفري محكومعليه به مراجع ذيصلاح، عدم ابلاغ رفع توقيف از وسيله نقليه تحت تعقيب يا وصول نامه آزادي متهم از زندان و عدم فك قرار وثيقه متهم و ...... وجود ندارد، پروندهها بايد به موجب فهرستي كه داراي مشخصات اصحاب دعوا، كلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگشماري انجام شده) كه پيوست ميباشد به بايگاني راكد ارسال و رسيد اخذ شود.
ماده 16ـ
نحوه اقدام از سوي بايگاني راكد:
پس از وصول پرونده و ارائه رسيد، بايگان موظف است آن را به ترتيب شماره و سال و تاريخ در رديف خود ثبت و بايگاني كند.
تبصره ـ پروندههايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي ميباشد بايد مطابق بالاترين طبقهبندي سند، وفق آييننامه(1) « طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي مصوب سال 1354» حفاظت و نگهداري شود.
ماده 17ـ
شرايط حفاظت فيزيكي بايگاني راكد:
1/17ـ محل استقرار بايگاني راكد نبايد در كنار مكانهاي پر ترددي مثل نمازخانه، غذاخوري، تأسيسات حرارتي، برودتي و....... باشد و حتيالامكان بايد در طبقات تحتاني انتخاب شود و با نصب تابلوهاي هشداردهنده و موانع فيزيكي مناسب از ورود افراد غيرمجاز به محل فوق جلوگيري به عمل آيد.
2/17ـ داراي روشنايي و هواي مناسب باشد به گونهاي كه از تابش مستقيم نور آفتاب بر روي پروندهها، رطوبت و حرارت زياد و حشرات موذي كه باعث پوسيدگي و از بين رفتن تدريجي اسناد و مدارك ميشود، به دور باشد.
3/17ـ كلية منافذ و راههاي ورودي پنهاني به طور كامل مسدود شود.
4/17ـ داراي دستگاه اعلام حريق وكپسولهاي اطفاي حريق(به تعداد مناسب وكافي) باشد.
5/17ـ از انباشتن اجناس و موادي كه در ارتباط با وظايف اصلي بايگاني نيست اجتناب شود.
6/17ـ محل بايگاني علاوه بر استحكام كافي درهاي آن، بايد داراي قفل سوئيچي با ضريب امنيتي بالا باشد.
7/17ـ سيمكشي برق، لولههاي گاز، لولههاي آب، دودكشها بايد مرتباً از نظر ايمني كنترل شوند.
8/17ـ كليد ورودي بايگاني بايد محدود و تنها در اختيار مسؤول و جانشين بايگاني باشد و از تكثير آن و همچنين از سپردن كليد به افراد غيرمجاز و گذاردن آن در محلهاي قابل دسترسي خودداري شود.