ماده 3ـ
فرايند مستندسازي مناقصه
الف ـ فرايند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد بايد مستندسازي شود اين مراحل عبارتند از:
1ـ مستندسازي جلسات مناقصه.
2ـ مستندسازي پيش از فراخوان.
3ـ مستندسازي فراخوان.
4ـ مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها.
5 ـ مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصهگران.
6 ـ مستندسازي گشايش پيشنهادها و تعيين برنده مناقصه در يكي از انواع زير:
6 ـ1ـ مناقصات يك مرحلهاي.
6 ـ2ـ مناقصات دو مرحلهاي، شامل:
6 ـ2ـ1ـ مرحله ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها.
6 ـ2ـ2ـ مرحله ارزيابي مالي پيشنهادها.
7ـ مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه.
8 ـ مستندسازي دوره اجراي موضوع مناقصه.
ب ـ پيادهسازي نظام مستندهاي مناقصات طي ترتيبات زير انجام ميشود:
1ـ مستندسازي مكتوب: شامل تهيه مستندهاي لازم به صورت مكتوب و بايگاني آنها در پروندههاي مستقل و منظم كه از تاريخ ابلاغ اين آييننامه بايد اجرا شود.
2ـ مستنـدسازي الكترونيكي: شـامـل ثبت نشـاني الكترونيكـي در پايگاه ملـي اطلاعرساني مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانك اطلاعات مناقصات ميباشد.
ماده 4ـ
مفاد خلاصه اسناد مناقصه
الف ـ خلاصه اسناد مناقصات بايد در بانك اطلاعات و پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات ثبت و اطلاعرساني شود.
ب ـ در مناقصات مربوط به تدارك و خريد مصالح و تجهيزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحويل، مبلغ يا درصد پيشپرداخت، نوع و مبلغ يا درصد تضمين انجام تعهدات، شرايط بازرسي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد ميباشد.
پ ـ در مناقصات مربوط به ساخت و اجراي طرحها يا پروژهها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل يا محلهاي اجرا، برنامهريزي انجام كار، فهرست مقادير كلي، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه يا مسؤوليت نظارت و مديريت، روش پرداخت، الگوي قراردادي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد است.
ت ـ در مناقصات مربوط به بهرهبرداري و نگهداري، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذكور در بند « ب»، بايد زمانبندي قرارداد، حدود مسئوليت مالي، مبالغ مشروط و ثابت، تضمينهاي خاص و شرايط ويژه براي تحويل كار ذكر شود.
ث ـ مناقصاتي كه علاوه بر موارد فوق، تأمين مالي نيز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، بايد شرايط مشاركت و حدود مسئوليت مالي دو طرف قرارداد و كليات تعهدات مالي برنده مناقصه نيز درج شود.
ج ـ در مناقصاتي كه موضوع معامله تركيب موارد يادشده باشد، بايد تركيب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
ماده 5 ـ
مستندسازي جلسات مناقصه
الف ـ در تمام جلسات مناقصه، بايد اطلاعات زير ثبت و مستند شوند:
1ـ نام و عنوان مناقصهگزار.
2ـ تاريخ و محل تشكيل جلسه.
3ـ موضوع مناقصه.
4ـ فهرست مناقصهگران، حسب مورد.
5 ـ اسامي و سمت اعضاي كميسيون مناقصه.
6 ـ اسامي حاضران در جلسه.
7ـ مفاد تصميمها.
8 ـ توضيحات و پاسخ به پرسشهاي مناقصهگران در جلسات مربوط به توضيح و تشريح اسناد.
ب ـ جلساتي كه در فرايند برگزاري مناقصه، حسب مورد تشكيل ميشوند عبارتند از:
1ـ جلسه پيش از فراخوان.
2ـ جلسه گشايش استعلامهاي ارزيابي كيفي مناقصهگران.
3ـ جلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصهگران.
4ـ جلسه گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحلهاي.
5 ـ جلسه اول گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحلهاي (گشايش پاكتهاي فني ـ بازرگاني).
6 ـ جلسه پاياني ارزيابي پيشنهادهاي فني ـ بازرگاني در مناقصات دو مرحلهاي.
7ـ جلسه دومگشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحلهاي (گشايش پيشنهادهاي مالي).
8 ـ جلسه توضيح و تشريح اسناد (موضوع ماده «17» قانون).
پ ـ صورتجلسات بايد در داخل جلسات تهيه شوند و اعضاي حاضر كميسيون مناقصه (يا نمايندگان آنها) و اعضاي حاضر كميته فني ـ بازرگاني ملزم به امضاي صورتجلسات هستند. هر يك از اشخاص يادشده ميتوانند نظر مخالف خود را ضمن امضاي صورتجلسه قيد كنند.
ت ـ ترتيب تهيه صورتجلسه به شرح زير ميباشد:
1ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهاي (1) تا (5) بند « ب».
2ـ ثبت اسامي حاضران در جلسه و امضاي آنها.
3ـ ثبت خلاصه مذاكرات در جلسات توضيح و تشريح اسناد.
4ـ ثبت تصميمهاي جلسه.
5 ـ امضاي اعضاي اركان مناقصه حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه در جلسات مناقصه، هر يك از اعضاي اصلي (رئيس دستگاه مناقصهگزار، ذيحساب يا بالاترين مقام مالي دستگاه مناقصهگزار و مسئول فني دستگاه مناقصهگزار)، نماينده تامالاختيار خود را به صورت مكتوب براي شركت در جلسات معرفي كنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت ميشود و در حكم امضاي اعضاي كميسيون ميباشد.
ماده 6 ـ
مستندسازي پيش از فراخوان
الف ـ مستندهاي پيش از فراخوان به شرح زير ميباشد:
1ـ شرح موضوع مناقصه.
2ـ معرفي اركان مناقصه.
3ـ تعيين نوع مناقصه (عمومي يا محدود و يك مرحلهاي يا دو مرحلهاي).
4ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
4ـ 1ـ روش تأمين منابع مالي.
4ـ2ـ محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تأخير تعهدات براي انجام معامله.
4ـ3ـ برآورد كلي موضوع مناقصه، حسب مورد.
تبصره ـ در مناقصات مربوط به طرحهاي تملك داراييهاي سرمايهاي (موضوع بند «10» ماده «1» قانون برنامه و بودجه كشور، مصوب 1351) موافقتنامه طرح به مثابه مستند تأمين مالي ميباشد.
5 ـ برنامه زماني مناقصه (موضوع بند« ي» ماده «2» قانون).
6 ـ متن فراخوان و نحوه اطلاعرساني آن.
7ـ خلاصه اسناد مناقصه (موضوع جزء «3» بند « الف» ماده «23» قانون و ماده «4» اين آييننامه).
8ـ اسناد مناقصه (موضوع بند «ب» ماده «14» قانون).
ب ـ پيش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصهگزار، جلسه كميسيون مناقصه تشكيل ميشود و موارد موضوع بند « الف» را تصويب و صورتجلسه پيش ازفراخوان را به انضمام موارد مذكور درجزءهاي(1) تا (7) بند « الف» تنظيم ميكند و جهت بايگاني به رئيس دستگاه مناقصه گزار يا نماينده وي تحويل ميدهد.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع بند «ب» در بانك اطلاعات مناقصات ثبت ميشود.
ماده 7 ـ
مستندسازي فراخوان
الف ـ مستندهاي فراخوان به شرح زير ميباشد:
1ـ متن فراخـوان شـامل آگهي ارزيابي، آگهي شـركت در مناقصه يا دعوتنامه است كه در آن موارد زير بايد درج شود:
1ـ1ـ نوع فراخوان (آگهي ارزيابي كيفي، آگهي مناقصه يا دعوتنامه).
1ـ2ـ نام و نشاني دستگاه مناقصهگزار.
1ـ3ـ موضوع مناقصه.
1ـ4ـ زمان، مهلت و نشاني دريافت اسناد.
1ـ 5 ـ مقدار يا برآورد اوليه موضوع مناقصه، حسب مورد.
1ـ 6 ـ هزينه تهيه اسناد و نحوه دريافت آن، حسب مورد.
1ـ7ـ مدت اعتبار پيشنهادها (موضوع بند « ي» ماده «2» و بند « الف» ماده «21» قانون).
1ـ 8 ـ نوع و مبلغ تضمين شركت در مناقصه.
1ـ 9ـ نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
1ـ10ـ ساير توضيحاتي كه به تشخيص مناقصهگزار لازم است.
2ـ نسخه منتشر شده در روزنامه يا نسخه دوم دعوتنامه.
3ـ اسناد يا اطلاعات مربوط به تصديق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
4ـ فهرست اسامي و نشاني كساني كه از طريق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شدهاند.
تبصره ـ در صورت انجام ارزيابي كيفي مناقصهگران و تهيه فهرست كوتاه، فراخوان مناقصه از طريق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصهگران ميرسد. در صورت وجود فهرست كوتاه، انتشار آگهي از طريق روزنامههاي كثيرالانتشار لازم نيست.
ب ـ مستندهاي يادشده در بند « الف» بايد دربانك اطلاعات مناقصات ثبت و يك نسخه از آن، همزمان با ارسال يا انتشار فراخوان در پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات منتشر شود.
پ ـ در فراخوان مناقصات درج نامهاي تجاري جز در موارد مربوط به خريد قطعات يدكي ممنوع است.
ت ـ در صورت تمديد مهلت دريافت و تحويل اسناد (موضوع بند « ج» ماده « 18» قانون) يا تغيير نشانيهاي مندرج در فراخوان در هر يك از مراحل مناقصه، موضوع بايد بيدرنگ از طريق آگهي يا مكاتبه قابل تصديق به اطلاع تمامي مناقصهگران برسد.
ث ـ انتشار آگهي در روزنامه كثيرالانتشار و پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات، مانع استفاده از روشهاي ديگر اطلاعرساني نيست.
ماده 8 ـ
مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها
الف ـ در تمام مناقصات، اعم از يك مرحلهاي يا دو مرحلهاي و مناقصات عمومي يا محدود، ارزيابي شكلي پيشنهادها بايد مستند شود.
ب ـ در ارزيابي شكلي پيشنهادها (موضوع بند « ب» ماده «6» قانون) موارد زير بررسي، تعيين و مستند ميشوند:
1ـ پيشنهادهايي كه در مهلت مقرر تسليم نشده باشند.
2ـ پيشنهادهايي كه اسناد آنها ناقص باشند.
3ـ پيشنهادهايي كه طبق شرايط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.
4ـ پيشنهادهايي كه شرايط تضمين شركت در مناقصه را تأمين نكرده باشند، شامل فقدان تضمين، نقص تضمين يا تضمين غيرمعتبر.
5 ـ پيشنهادهايي كه بر اساس ارزيابي كميسيون مناقصه يا كميته فني ـ بازرگاني (حسب مورد) مبهم يا مشروط باشند.
پ ـ پس از ارزيابي شكلي، پيشنهادهاي قابل قبول و مردود با تعيين نام مناقصهگران و تعيين علل رد پيشنهادهاي مردود، مستندسازي ميشوند.
ماده 9 ـ
مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصهگران
الف ـ فرايند ارزيابي كيفي مناقصهگران بايد مستندسازي شود. مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصهگران حسب مورد به شرح زير ميباشند:
1ـ آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصهگران.
2ـ استعلام ارزيابي كيفي مناقصهگران.
3ـ اسناد و نتايج ارزيابي كيفي مناقصهگران
ب ـ آگهي ارزيابي كيفي مناقصهگران بايد حداقل شامل موارد زير باشد:
1ـ نام و نشاني دستگاه مناقصهگزار.
2ـ موضوع مناقصه.
3ـ تاريخ، مهلت و نشاني دريافت و تحويل استعلام ارزيابي كيفي مناقصهگران.
4ـ نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
5 ـ نحوه دريافت اسناد استعلام و هزينه آن در صورت لزوم.
پ ـ روش ارزيابي كيفي مناقصهگران شامل معيارهاي ارزيابي، نحوه امتيازدهي و حداقل امتياز قابل قبول، بايد به نحوي گويا و مشروح در استعلام ارزيابي كيفي مناقصهگران مستند شود.
ت ـ اسناد و نتايج ارزيابي شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارك لازم براي ارزيابي كيفي بايد قبل از تشكيل جلسه نهايي ارزيابي كيفي مناقصهگران مستند شوند.
ث ـ پس از پايان فرايند ارزيابي كيفي مناقصهگران، توسط دستگاه مناقصهگزار يا كميته فني ـ بازرگاني حسب مورد جلسهاي تشكيل و صورتجلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصهگران شامل موارد زير به دستگاه مناقصهگزار ارائه و يك نسخه از آن به بانك اطلاعات مناقصات ارسال ميشود.
1ـ فهرست استعلامهاي تكميلشده توسط مناقصهگران (اصل استعلامها طبق جزء«1» بند « ب» ماده «3» اين آييننامه، در دستگاه مناقصهگزار بايگاني ميشود.)
2ـ اطلاعات عمومي مربوط به جلسه نهايي ارزيابيكيفي مناقصهگران كه طبق ماده(5) اين آييننامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال ميشوند:
2ـ1ـ متن استعلام ارزيابي كيفي مناقصهگران.
2ـ2ـ نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (8) اين آييننامه.
2ـ3ـ امتيازهاي كسب شده توسط هر يك از مناقصهگران در ارتباط با معيارهاي ارزيابي كيفي.
2ـ4ـ امتياز نهايي ارزيابي كيفي هر يك از مناقصهگران.
2ـ 5 ـ نام و مشخصات مناقصهگرانيكه براي دعوت به مناقصه محدود برگزيده ميشوند (فهرست كوتاه).
2ـ6 ـ اسامي و سمت كساني كه ارزيابي كيفي مناقصهگران را انجام دادهاند.
2ـ7ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.
تبصره ـ مقررات، روش اجرا و نحوه تنظيم اسناد و استعلام ارزيابي كيفي مناقصهگران در مناقصات يك مرحلهاي و دو مرحلهاي، طبق آييننامه ارزيابي كيفي مناقصهگران (موضوع بند « ج» ماده «12» قانون) تعيين ميشود.
ماده 10 ـ
مستندسازي گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحلهاي
الف ـ مستندهاي مربوط به گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحلهاي شامل موارد زير است:
1ـ صورتجلسه گشايش پاكتهاي مناقصه، طبق ماده(5) اين آييننامه با ذكر نوع مناقصه (عمومي يا محدود).
2ـ مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصهگران در مناقصات يك مرحلهاي محدود.
3ـ مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (8) اين آييننامه.
4ـ نتايج ارزيابي مالي شامل:
4ـ1ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
4ـ2ـ مشخصات تضمينهاي شركت در مناقصه.
4ـ3ـ قيمتهاي پيشنهادي مناقصهگران.
4ـ4ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
4ـ 5 ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلـغ تضمين شركت در مناقصـه باشد (موضوع بند « الف» ماده «20» قانون).
تبصره ـ در صورتي كه به تشخيص كميسيون مناقصات حداقل قيمت پيشنهادي غيرمتعارف يا در صورت وجود برآورد اوليه، بيش از ده درصد از برآورد اوليه كمتر يا بيشتر باشد، لازم است كه كميسيون، مهلت بررسي و محل و زمان اعلام نظر كميته فني ـ بازرگاني را براي تعيين صحت مباني قيمت، توجيهپذيري آن (موضوع جزء «5» بند « الف» ماده «24» قانون) يا قابل اجرا بودن مبلغ پيشنهادي در صورتجلسه گشايش پاكتهاي مناقصه ثبت كند. نتايج بررسي در جلسه دوم مطابق مقررات بند « الف» اين ماده بايد مستندسازي شود.
5 ـ ساير مواردي كه به تشخيص كميسيون مناقصه براي درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
ب ـ تمام مستندهاي موضوع بند « الف» اين ماده بايد در دستگاه مناقصهگزار، طبق جزء «1» بند « الف» ماده (3) اين آييننامه بايگاني شوند.
پ ـ مستندهاي موضوع جزءهاي (2) تا (5) بند « الف» بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
ماده 11ـ
مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها
الف ـ مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل موارد زير است:
1ـ كليه اسناد فني ـ بازرگاني تحويل شده از سوي مناقصهگران.
2ـ نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده «8» اين آييننامه.
3ـ نام و امضاي اعضاي كميته فني ـ بازرگاني.
4ـ نتايج ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل:
4ـ1ـ نام و مشخصات مناقصهگران.
4ـ2ـ عناوين معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني.
4ـ3ـ اهميـت وزني معيارهـاي فني ـ بازرگاني در صورتي كه از روش وزني استفاده شود.
4ـ4ـ حداقل امتياز قابل قبول در صورت لزوم.
4ـ 5 ـ امتيازهاي مناقصهگران در رابطه با هر يك از معيارهاي ارزيابي.
4ـ6 ـ امتياز كل فني ـ بازرگاني هر يك از مناقصهگران.
4ـ7ـ نام و مشخصات مناقصهگرانيكه براي گشايش پاكت مالي (ارزيابي مالي) برگزيده شدهاند.
5 ـ مواردي كه به تشخيص كميته فني ـ بازرگاني يا كميسيون مناقصه براي درج در ارزيابي فني ـ بازرگاني ضرورت داشته باشد.
6 ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
ب ـ اسناد فني ـ بازرگاني ارائه شده توسط مناقصهگران طبق بند «ب» ماده(4) اين آييننامه قبل از گشودن پاكتهاي مالي در دستگاه مناقصهگزار بايگاني ميشود.
پ ـ اطلاعات عمومي مربوط به جلسه پاياني ارزيابي فني پيشنهادها طبق ماده (5) اين آييننامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال ميشوند.
1ـ امتيازهاي فني ـ بازرگاني پيشنهادها در ارتباط با معيارهاي فني ـ بازرگاني مربوط.
2ـ امتياز نهايي فني ـ بازرگاني پيشنهادها.
3ـ نام و مشخصات مناقصهگراني كه براي مرحله ارزيابي مالي برگزيده شدهاند.
4ـ روش محاسبه قيمت ترازشده، حسب مورد.
تبصره ـ چنانچه امتيازهاي ارزيابي كيفي مناقصهگران به عنوان يكي از معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني منظور شود، بايد روش محاسبه در اسناد مناقصه تشريح و طبق بند (ب) ماده (3) اين آييننامه مستند شود.
ت ـ در مناقصـات دو مرحلهاي، گشـودن پيشنهادهاي مالي (پاكت ج) قبل از مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني ممنوع است.
ماده 12 ـ
مستندسازي ارزيابي مالي پيشنهادها در مناقصات دو مرحلهاي
الف ـ مستندهاي ارزيابي مالي در مناقصات دو مرحلهاي شامل موارد زير است:
1ـ پاكتهاي قيمت مناقصهگران.
2ـ مستندهاي مراحل پيش از گشايش پاكتهاي مالي شامل موارد زير:
2ـ1ـ مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصهگران در مناقصات دو مرحلهاي محدود طبق ماده (9) اين آييننامه.
2ـ2ـ مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها طبق ماده (11) اين آييننامه.
3ـ صورتجلسه گشايش پاكتهاي مناقصه طبق ماده (5) اين آييننامه.
4ـ مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (8) اين آييننامه.
5 ـ مستندهاي تعيين قيمت تراز شده در مناقصات دو مرحلههاي (موضوع بند « الف» ماده «20» قانون)، شاملِ:
5ـ1ـ رابطه محاسبه قيمت ترازشده كه به نحو زير تعيين ميشود:
كه در آن:
L = قيمت تراز شده.
C = قيمت پيشنهادي (درج شده در پاكت قيمت).
i = ضريب تاثير (بر حسب درصد).
t = امتياز فني ـ بازرگاني ( بين حداقل امتياز فني ـ بازرگاني قابل قبول تا صد).
تبصره1ـ ضريب تأثير در مناقصات پيمانكاري ساخت يا طرح و ساخت (با يا بدون تأمين مالي) و در مناقصات خريد مصالح و تجهيزات بين ده تا چهل ميباشد.
تبصره2ـ حداقل امتياز فني ـ بازرگاني قابل قبول ميتواند بين پنجاه تا هفتاد باشد؛
تبصره3ـ تعيين ضريب تأثير و حداقل امتياز فني ـ بازرگاني در دامنههاي فوقالذكر بر عهدهكميته فني ـ بازرگاني است. كليه موارد استثناء در رديف (5 ـ 1) و تبصرههاي (1) و (2) اين ماده، بايد به تصويب هيأت سه نفره (موضوع بند « و» ماده « 28» قانون) برسد.
تبصره4ـ در صورتي كه تركيبي از ارزهاي مختلف براي پيشنهاد قيمت لازم باشد، بايد نرخ تسعير ارز در اسناد مناقصه قيد گردد.
5 ـ2ـ ضريب تأثير و حداقل امتياز قيد شده در اسناد
6 ـ صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي شامل:
6 ـ1ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
6 ـ2ـ مشخصات تضمينهاي شركت در مناقصه.
6 ـ3ـ قيمتهاي پيشنهادي مناقصهگران.
6 ـ4ـ امتياز فني ـ بازرگاني پيشنهادهاي مناقصهگران.
6 ـ 5 ـ قيمت تراز شده پيشنهادهاي مناقصهگران.
6 ـ6 ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
6 ـ7ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اولكمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند « الف» ماده «20» قانون).
ب ـ در مناقصات دو مرحلهاي كه داراي برآورد اوليه باشند، مفاد تبصره جزء (4) بند الف ـ ماده (10) اين آييننامه نافذ است.
پ ـ ارزيابي مالي پيشنهادها بايد قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
ماده 13 ـ
مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه
الف ـ مستندهاي پس از تعيين برنده مناقصه شامل موارد زير است:
1ـ اعلام قبولي پيشنهاد.
2ـ اسناد تضمين انجام تعهدات، حسب مورد.
3ـ اسناد تضمين پيش پرداخت، حسب مورد.
4ـ اسناد قراردادي.
ب ـ موارد مذكور در بند « الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد مستند و در دستگاه مناقصهگزار طبق جزء(1) بند «ب» ماده (3) بايگاني شوند.
پ ـ اطلاعات زير پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
1ـ نام برنده يا برندگان مناقصه.
2ـ نام طرف قرارداد.
تبصره ـ در صورتي كه طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلايل رد برنده اول بايد اعلام شود.
3ـ مبلغ و نوع تضمين ارائه شده از سوي طرف قرارداد.
4ـ اطلاعات اصلي قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجراي قرارداد و نام و سمت امضاكنندگان.
ماده 14ـ
مستندسازي تجديد يا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجديد يا لغو مناقصه لازم است كه صورتجلسهاي با رعايت ماده (5) اين آييننامه، تنظيم و علت تجديد يا لغو مناقصه در آن تعيين شود.
ب ـ مستندهاي مربوط به تجديد مناقصه به دليل بالا بودن قيمت (موضوع جزء « 5» بند « الف» ماده « 24» قانون)، طي ترتيبات زير تهيه و تنظيم ميشود:
1ـ مستندسازي ارجاع موضوع به كميته فني ـ بازرگاني طبق تبصره جزء (4) بند « الف» ماده (10) اين آييننامه.
2ـ گزارش بررسي مباني قيمت و ارتباط آن با توجيه اقتصادي طرح از سوي كميته فني ـ بازرگاني.
3ـ تهيه صورتجلسه تصويب گزارش توسط كميسيون مناقصه.
4ـ نامه ابلاغ تجديد يا لغو مناقصه به تمام مناقصهگراني كه در مناقصه شركت كردهاند، به روشي قابل تصديق (طبق ماده «22» قانون).
5 ـ بايگاني مستندها در دستگاه مناقصهگزار طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) اين آييننامه.
6 ـ ارسال مستندات به بانك اطلاعات مناقصات.
ماده 15 ـ
مستندسازي در موارد عدم الزام به مناقصه
الف ـ مستندهاي مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «29» قانون، به استثناي مستندهاي خريد خدمات مشاوره، موضوع بند «5» اين ماده)، عبارتند از:
1ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
1ـ1ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
1ـ2ـ معرفي كميسيون معامله.
1ـ3ـ تعيين نوع معامله (با تصريح به موارد مذكور در ماده «29» قانون).
1ـ4 ـ متن دعوتنامه.
1ـ 5 ـ نام و عنوان طرف معامله.
2ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
3ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
3ـ1ـ روش تأمين منابع مالي.
3ـ2ـ محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تاخير تعهدات براي انجام معامله.
3ـ3ـ برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه عدم الزام به مناقصه به دليل انحصار باشد، مستندهاي مربوط به شرايط انحصار يا تشخيص مرجع مذكور در بند « الف» ماده (29) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «1» بند « الف» اين ماده) افزوده ميشود.
ب ـ پيش از ارسال دعوتنامه، جلسه كميسيون معامله تشكيل و موارد موضوع بند (1) اين ماده را تصويب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهيه ميكند و براي بايگاني به رئيس دستگاه مناقصهگزار يا نماينده وي تحويل ميدهد.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند « الف» اين ماده با رعايت بند «ج» ماده (23) قانون، به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات ثبت ميشود.
ت ـ مستندهاي مذكور در بند « الف»، بايد طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) اين آييننامه در دستگاه مناقصهگزار بايگاني شوند.
ث ـ مستندهاي خريد خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «29» قانون)، شامل موارد زير است:
1ـ گزارش شناخت.
2ـ شرح كلي خدمات.
3ـ فراخوان مشاوره.
4ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي كيفي مشاوران، حسب مورد.
5 ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي فني پيشنهادها.
6 ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي مالي پيشنهادها.
7ـ اسناد قراردادي شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.
ج ـ كارفرما بايد فراخوان و صورتجلسات خريد خدمات مشاوره را از طريق پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات منتشر كند.
ماده 16ـ
مستندسازي ترك تشريفات مناقصه
الف ـ مستندهاي مربوط به ترك تشريفات مناقصه عبارتند از:
1ـ گزارش توجيهي ترك مناقصه.
2ـ صورتجلسه ترك مناقصه شامل:
2ـ1ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
2ـ2ـ نام و سمت هيأت ترك مناقصه.
2ـ3ـ نام و عنوان طرف معامله و مستندهاي مربوط به بند « الف» ماده (12) قانون در خصوص نامبرده.
3ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
3ـ1ـ روش تأمين منابع مالي.
3ـ2ـ محل تأمين اعتبار و سقف اعتبار براي انجام معامله.
3ـ3ـ برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
ب ـ مستندهاي مذكور در بند (الف) بايد طبق جزء (1) بند « ب» ماده (3) اين آييننامه در دستگاه مناقصهگزار بايگاني شوند.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند« الف» به جز موارد مستثنا شده در بند «ج» ماده « 23» قانون به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاعرساني مناقصات منتشر ميشود.
ماده 17ـ
مستندسازي مواعد و تغيير اسناد
الف ـ در تمام مناقصات مواعد برنامه زماني مناقصه بايد بر اساس تقويم هجري شمسي تعيين و درج شوند. در مناقصات بينالمللي علاوه بر تاريخ هجري شمسي، تاريخ ميلادي نيز درج ميشود.
ب ـ مواعد زماني مربوط به شروع و اتمام مهلت دريافت و تحويل اسناد نبايد در ايام تعطيلات رسمي تعيين شود و چنانچه ايام تعطيل پيشبيني نشدهاي در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلتهاي مقرر در برنامه زماني مناقصه به همان ميزان افزوده ميشود.
پ ـ تغيير در اسناد مناقصه اعم از تغيير مقادير موضوع مناقصه يا نشانيها و مواعد مندرج در برنامه زماني، حداكثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاكتهاي مناقصه مجاز است و چنانچه تغييري رخ دهد، بايد مستندسازي و با روشي قابل تصديق براي همه مناقصهگران ارسال شود.
تبصره ـ هرگونه تغيير در اسناد يا مواعد مناقصهكه مستلزم اصلاح پيشنهادهاي مناقصهگران باشد، بايد با تمديد مواعد و ارائه مهلت لازم براي اصلاح اسناد واصلشده جبران شود.
ت ـ در صورت عدم اطلاعرساني تغييرات به مناقصهگران، ارسال قابل تصديق مكاتبات از سوي مناقصهگران، در حكم وصول آنها از سوي مناقصهگزار ميباشد.