هر دولت عضو ميتواند توسط يك نفر نماينده يا بيشتر كه احتمالاً يك نفر از آنها بايستي رييس دفتر هيدروگرافي باشد در كنفرانس شركت نمايد. هزينه مسافرت و اقامت نمايندگان به عهده دولتهاي مربوط ميباشد.
